Búsqueda de Información Corporativa con BizChat y Copilot

Antes de empezar

Lo que necesitas para completar este tutorial

Lo que conseguiras al terminar

Si sigues estos pasos, en 25-40 minutos tendras:

✓ Resumen ejecutivo con métricas clave y evidencias
✓ Lista priorizada de riesgos y oportunidades
✓ Plan de acción con responsables y plazos

Antes de empezar, asegurate de tener lo siguiente:

Obligatorio Cuenta corporativa con Microsoft Copilot y permisos para usar BizChat en el tenant.

Obligatorio Acceso de lectura a las fuentes internas relevantes (SharePoint, Teams, repositorios de documentos).

Recomendado Inventario previo de fuentes clave y propietario de datos por área.

Recomendado Guía de gobernanza de datos corporativa para evaluar confidencialidad y uso permitido.

Transferencia internacional de datos: Copilot procesa datos en servidores externos. Sin acuerdo de procesamiento de datos (DPA) firmado, no introduzcas datos personales, financieros confidenciales ni datos especialmente protegidos. Verifica con tu departamento legal o IT antes de usar datos reales de tu empresa.

El caso

Aceros Norte S.A., sector industrial (fabricación y distribución de acero) — el problema real

La dirección detecta inconsistencias entre informes comerciales y registros de producción que afectan la previsión de inventarios. Falta una vista consolidada y verificada de datos internos para tomar decisiones de compras y ventas.

Con Copilot y el prompt de este tutorial, puede resolver este reto en 25-40 minutos — sin conocimientos tecnicos previos.

Situacion real
Datos + contexto

→

Copilot
Prompt estructurado

→

Output ejecutivo
Listo para usar

Por que funciona: Copilot integra búsqueda semántica en el tenant y permite consultar múltiples fuentes internas de forma segura, reduciendo el tiempo de verificación. Su capacidad para enlazar evidencias y generar resúmenes ejecutivos facilita la toma de decisiones con trazabilidad.

Contexto

Cuando usar este tutorial

✓ Usalo cuando...	× No lo uses cuando...
Necesitas consolidar datos y documentos dispersos en el tenant para una decisión estratégica Requieres evidencias comprobables (documentos, correos, actas) asociadas a hallazgos Debes preparar un informe validado para el Comité de Dirección en pocas horas	Cuando la pregunta requiere experimentación técnica o recolección de datos externos en campo Para análisis estadísticos avanzados que requieren herramientas BI dedicadas Cuando la información es altamente sensible y prohibida por política de extracción automática

Paso 01

Preparar acceso y fuentes

Verifica permisos y lista las fuentes internas priorizadas. Esto asegura que BizChat pueda indexar o consultar los contenidos relevantes y que la información devuelta sea completa y autorizada.

1
Confirmar permisos en el tenant Revise con TI que su cuenta tiene permisos para usar Copilot y BizChat. Sin permisos las consultas devolverán resultados incompletos o vacíos.
2
Identificar fuentes clave Enumere repositorios relevantes: SharePoint [RUTAS], canales de Teams, bases de datos internas y carpetas compartidas. Priorice por impacto: ventas, producción, finanzas.
3
Notificar a propietarios de datos Informe brevemente a los responsables de las fuentes sobre la consulta prevista para evitar bloqueos por gobernanza y acelerar el acceso a documentos no indexados.

Checkpoint: Dispone de permisos y un inventario de fuentes priorizadas con contactos responsables.

Paso 02

Configurar BizChat en Copilot

Abra Copilot, seleccione BizChat y establezca el contexto de búsqueda (área, período, prioridad). Configurar filtros mejora la precisión de las respuestas y reduce el ruido informativo.

1
Abrir BizChat dentro de Copilot Acceda a Copilot en su entorno y seleccione la opción BizChat para búsquedas corporativas, lo que habilita la búsqueda semántica sobre el contenido del tenant.
2
Definir contexto y filtros Indique el área ([ÁREA]), periodo ([PERÍODO]), tipos de documento y nivel de confidencialidad. Use filtros por autor, fecha y repositorio para acotar resultados.
3
Seleccionar prioridad de fuentes Marque las fuentes internas prioritarias y, si procede, permita la incorporación controlada de fuentes externas indicadas en [FUENTES].

Checkpoint: BizChat está configurado con filtros y contexto adecuados; las muestras de resultados iniciales son relevantes.

Paso 03

Ejecutar el prompt principal

Este es el prompt central del tutorial. Cópialo completo, rellena las variables entre corchetes con los datos de tu empresa o situación, y envíalo.

1
Copia el prompt completo Selecciona todo el texto del prompt y cópialo. No modifiques la estructura — está diseñado para obtener el output más útil posible.
2
Rellena las variables entre corchetes Sustituye cada [VARIABLE] con información real de tu empresa. Cuanto más específico seas, mejor será el output.
3
Envía el prompt y espera la respuesta Pega el prompt en el chat y envíalo. El modelo puede tardar entre 10 y 60 segundos dependiendo de la complejidad.

Variables del prompt — sustituye cada [VARIABLE] con datos reales

[EMPRESA]Nombre de la empresa u organización (ej: Aceros Norte S.A.)

[ÁREA]Área responsable de la consulta (ej: OPERACIONES, FINANZAS, VENTAS)

[ASUNTO_PRINCIPAL]Descripción breve del tema a investigar (ej: discrepancias inventario vs ventas Q2)

[PERÍODO]Rango temporal a investigar (ej: Q2 2026, Enero–Marzo 2026)

[FUENTES]Listado de fuentes internas prioritarias separadas por comas (ej: SharePoint/Producción, Teams/Comercial, Carpeta/Inventarios)

Prompt principal — Búsqueda Corporativa con BizChat Eres Copilot con acceso a BizChat y a las fuentes internas del tenant. Tu tarea: localizar, consolidar y evaluar información interna relacionada con [ASUNTO_PRINCIPAL] para el área de [ÁREA] en el período [PERÍODO]. Prioriza las fuentes internas listadas en [FUENTES] y, solo si es necesario, incorpora referencias externas breves claramente identificadas. Entrego objetivos del output: 1) Resumen ejecutivo (máx. 6 líneas) con conclusión directa para la Dirección; 2) Hallazgos clave (máximo 6 ítems) indicando impacto cuantificable cuando sea posible; 3) Evidencias: por cada hallazgo cita la fuente exacta (ruta de archivo, título del documento, fecha y autor) y proporciona un extracto textual de máximo 120 caracteres; 4) Riesgos y supuestos; 5) Recomendaciones priorizadas (máx. 5) con responsable sugerido y plazo estimado; 6) Plan de acción a 30/60/90 días con hitos medibles; 7) Lista de consultas realizadas y filtros aplicados. Procesa la búsqueda en tres fases: (A) identificación rápida de documentos relevantes; (B) extracción de hechos y métricas; (C) síntesis ejecutiva con trazabilidad. Para cada hallazgo indica nivel de confianza (ALTO/MEDIO/BAJO) y motivo. Si encuentras discrepancias entre fuentes, detalla la diferencia y su potencial impacto financiero o de operación. Al final, incluye una sección 'Próximos pasos para verificación' con tres acciones concretas. Responde en un formato estructurado con encabezados claros; evita lenguaje académico y sé directo. Variables: [EMPRESA], [ÁREA], [ASUNTO_PRINCIPAL], [PERÍODO], [FUENTES].

Checkpoint: El modelo ha respondido con un output estructurado que incluye las secciones solicitadas en el prompt.

Paso 04

Iterar y validar el resultado

Refina la salida, solicita evidencias adicionales o más detalle técnico cuando sea necesario. Valida los hallazgos con los propietarios de datos antes de tomar decisiones.

1
Solicitar ampliaciones específicas Pide al asistente que entregue el detalle de cualquier hallazgo crítico, incluyendo ruta del documento y extracto de la evidencia.
2
Validar con responsables Comparta los puntos clave con los propietarios de los datos para confirmar precisión y completar omisiones antes de escalar al Comité.

Checkpoint: Cuenta con una versión validada y ejecutiva del informe lista para presentación y seguimiento.

Iteracion

Prompts para refinar el output

Estos son los ajustes mas frecuentes que se piden despues del primer output. Copialos directamente en el chat:

Hacer el output más específico

cuando el output es demasiado genérico. "Refina los hallazgos centrándote solo en documentos con métricas cuantificables. Para cada hallazgo, agrega la cifra exacta encontrada, el periodo y la ruta del documento. Prioriza fuentes en [FUENTES]."

Cambiar el nivel de detalle

cuando necesitas más o menos profundidad. "Entrega una versión condensada en una página con solo resumen ejecutivo y 3 recomendaciones clave. Luego, proporciona un anexo técnico con todos los extractos y rutas de documento en una tabla separada."

Adaptar el tono

cuando el tono no es el adecuado para tu audiencia. "Reescribe el informe con tono formal y directo, orientado al Comité de Dirección: usa frases cortas, bullets y concluye con una recomendación única y priorizada."

Versión ejecutiva resumida

para compartir con el Comité de Dirección. "Resume el output en 6 viñetas: 1 conclusión, 2 métricas críticas, 2 riesgos principales y 1 recomendación priorizada con responsable y plazo."

Resultado

Que vas a obtener

Este es el tipo de output que genera Copilot con el prompt de este tutorial. El contenido varia segun tu empresa y situacion, pero la estructura es siempre esta:

Ejemplo de output — Aceros Norte S.A., sector industrial (fabricación y distribución de acero)

Estructura del output

El prompt genera un informe estructurado con encabezados: Resumen Ejecutivo, Hallazgos Clave, Evidencias, Riesgos y Supuestos, Recomendaciones, Plan de Acción 30/60/90, Consultas Realizadas y Próximos Pasos. Cada sección debe contener referencias claras a las fuentes internas.

Senales de un buen output

Resumen ejecutivo directo y <6 líneas con conclusión accionable.
Cada hallazgo incluye una fuente con ruta y extracto de evidencia.
Recomendaciones priorizadas con responsables y plazos claros.
Nivel de confianza y motivo para cada hallazgo.

Senal de que el output es bueno: El informe presenta hallazgos con evidencias trazables y recomendaciones asignables en 30/60/90 días.

Costes

Inversion y retorno

30$ Microsoft Copilot for Business / mes por usuario

15-40 min por ejecución Por ejecucion del tutorial

∞ Reutilizaciones del prompt

ROI: El uso de BizChat en Copilot reduce el tiempo de consolidación de información de días a minutos, acelerando la toma de decisiones y evitando costos por errores operativos. Para una dirección, recuperar decisiones críticas antes de perder oportunidades comerciales puede justificar el coste por usuario en pocas semanas.

Errores frecuentes

Que hacer cuando algo no funciona

Sintoma	Causa probable	Solucion exacta
Respuestas vacías o muy escasas	Permisos insuficientes o fuentes no indexadas en el tenant	Verificar permisos con TI y confirmar que las carpetas/SharePoint están incluidas en la indexación de Copilot/BizChat.
Hallazgos sin referencias concretas	Filtro de confidencialidad o truncamiento de resultados	Solicitar explícitamente "incluir ruta y extracto" en el prompt y revisar políticas de confidencialidad que limiten extracción.
Contradicciones sin explicación	Fuentes desactualizadas o versiones múltiples de documentos	Pedir al asistente que liste todas las versiones encontradas y marque fechas/autores; validar con propietarios.
Salida excesivamente técnica o con jerga	Prompt no especifica audiencia	Reformular el prompt indicando 'tono ejecutivo para Comité de Dirección' y solicitar simplificación.
Lentitud en la respuesta	Consulta demasiado amplia o demasiadas fuentes simultáneas	Acotar el período, reducir el número de repositorios o dividir la búsqueda en consultas por subtema.

Modo avanzado

Como hacer este tutorial con Copilot en modo avanzado

En modo agente, Copilot puede ejecutar búsquedas iterativas, abrir documentos y seguir flujos de verificación automáticos para contrastar fuentes. Esto permite convertir una consulta ejecutiva en una investigación con pasos automatizados y evidencias enlazadas.

Modo avanzado

Flujo de trabajo avanzado

1
Iniciar agente con contexto: definir [EMPRESA], [ÁREA], [ASUNTO_PRINCIPAL], [PERÍODO] y [FUENTES].
2
Ejecutar búsqueda inicial y listar 20 documentos más relevantes con puntaje de relevancia.
3
Extraer métricas y fragmentos clave de cada documento y validar inconsistencias entre fuentes.
4
Generar informe ejecutivo y un plan de verificación con tareas asignadas a propietarios de datos.

Modo agente: actúa como investigador automatizado dentro del tenant. Toma las variables [EMPRESA], [ÁREA], [ASUNTO_PRINCIPAL], [PERÍODO], [FUENTES]. 1) Realiza una búsqueda semántica priorizando [FUENTES] y devuelve las 20 fuentes más relevantes con puntaje y ruta. 2) Para cada fuente extrae: título, autor, fecha, extracto de hasta 120 caracteres y métricas detectadas. 3) Identifica discrepancias entre fuentes relacionadas y cuantifica el impacto potencial. 4) Clasifica cada hallazgo por prioridad (ALTA/MEDIA/BAJA) y nivel de confianza. 5) Crea tareas verificables para los propietarios de datos con responsables, recursos necesarios y cronograma 30/60/90 días. Ejecuta iteraciones automáticas hasta alcanzar nivel de confianza ALTO en los tres hallazgos prioritarios o hasta 3 iteraciones. Presenta el resultado como un paquete listo para revisión del Comité con anexos de evidencia descargables.

Cuando usar el modo avanzado en este tutorial: Valioso cuando la investigación requiere múltiples búsquedas, verificación cruzada de versiones de documentos y generación automática de tareas verificables asignables a responsables.

Siguiente paso

Que hacer ahora?

Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales:

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Para sacarle mas partido: Después de generar el informe, programe una breve reunión de 30 minutos con los propietarios de datos para validar los hallazgos y cerrar responsables y plazos antes de escalar al Comité.

Alternativa segura

Puedo hacer esto sin que mis datos salgan de la empresa?

Si. Este caso de uso trabaja con datos que, por su naturaleza confidencial, estrategica o regulada, son candidatos optimos para ejecutarse con un modelo de lenguaje open source desplegado en infraestructura propia (on-premises o nube privada). Con esta configuracion, ningun dato abandona nunca los servidores de tu organizacion y el modelo no puede ser entrenado con tu informacion.

Modelos recomendados

Llama 3.3 70B — Ideal para analisis de documentos largos y generacion de texto estructurado (contexto 128K tokens).

Mistral Large 2 — Excelente para extraccion de informacion y clasificacion con alta precision.

Qwen 2.5 72B — Especialmente potente para analisis de datos tabulares y financieros.

Plataformas de despliegue

Ollama — Para equipos pequenos o uso individual en hardware propio.

vLLM — Para entornos de produccion con multiples usuarios simultaneos.

LM Studio — Para pruebas y uso individual sin configuracion de servidor.

Infraestructura minima

Para un modelo de 70B parametros en produccion:

GPU: 2x NVIDIA A100 40GB o 4x RTX 4090.

RAM: 128GB minimo.

Alternativa cloud privada: AWS Private Cloud, Azure Government o Google Cloud Confidential Computing.

Garantia de privacidad: Con un modelo on-premises correctamente configurado, los datos nunca salen de tu red corporativa, el modelo no se entrena con tu informacion, no hay transferencia internacional de datos y el cumplimiento normativo es total incluso para datos del art. 9 RGPD.

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La configuracion de modelos open source on-premises requiere un proveedor tecnico especializado. Agere puede ayudarte a desplegar esta solucion en tu infraestructura de forma segura, con garantias legales y sin que tus datos salgan nunca de tu organizacion.

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