Documentos Propios (El "Qué sabemos") con Microsoft 365 Copilot

Antes de empezar

Lo que necesitas para completar este tutorial

Lo que conseguiras al terminar

Si sigues estos pasos, en 25-40 minutos tendras:

✓ Resumen ejecutivo de 1 página con conclusiones prioritarias
✓ Lista controlada de hechos verificados y su origen (documento y ubicación)
✓ Plan de acciones y riesgos asociados para la toma de decisiones

Antes de empezar, asegurate de tener lo siguiente:

Obligatorio Cuenta de Microsoft 365 con licencia Copilot activada para el usuario o grupo que realizará la consulta.

Obligatorio Conjunto de documentos hospedados en SharePoint, OneDrive o Teams con permisos de lectura adecuados para el usuario/servicio Copilot.

Recomendado Etiquetas de sensibilidad y metadatos aplicados a los documentos (proyecto, área, fecha) para filtrar y priorizar.

Recomendado Inventario mínimo de fuentes priorizadas (ej.: informe comercial trimestral, actas del comité, análisis de mercado externo).

Transferencia internacional de datos: Copilot procesa datos en servidores externos. Sin acuerdo de procesamiento de datos (DPA) firmado, no introduzcas datos personales, financieros confidenciales ni datos especialmente protegidos. Verifica con tu departamento legal o IT antes de usar datos reales de tu empresa.

El caso

LogiTrans Iberia S.A., sector logística y transporte — el problema real

El director general necesita una síntesis fiable sobre la capacidad operativa y riesgos de la red logística en el último trimestre, pero la información está dispersa en múltiples equipos y repositorios. Las reuniones de comité consumen tiempo verificando hechos en lugar de decidir.

Con Copilot y el prompt de este tutorial, puede resolver este reto en 25-40 minutos — sin conocimientos tecnicos previos.

Situacion real
Datos + contexto

→

Copilot
Prompt estructurado

→

Output ejecutivo
Listo para usar

Por que funciona: Copilot se integra nativamente con Microsoft Graph y los repositorios de la organización, lo que permite recuperar documentos autorizados y preserva trazabilidad. Usa capacidades de lenguaje para extraer, reconciliar y priorizar hechos, ofreciendo salidas estructuradas adaptadas a la toma directiva.

Contexto

Cuando usar este tutorial

✓ Usalo cuando...	× No lo uses cuando...
Necesitas un resumen ejecutivo rápido a partir de múltiples repositorios internos. Deseas validar supuestos operativos comparando actas internas con informes técnicos. Preparas un comité directivo y necesitas hechos verificados y referencias exactas.	Vas a tratar asuntos estrictamente confidenciales que requieren revisión legal previa y no deben automatizarse sin control. Buscas generar datos originales o predicciones complejas fuera del alcance de los documentos disponibles. El objetivo es redactar documentos legales finales que demanden cláusulas específicas y firma de un departamento jurídico.

Paso 01

Verificar acceso y fuentes

Confirma que Copilot tiene permiso para consultar las ubicaciones de documento relevantes (SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange). Este paso evita omisiones por permisos y garantiza trazabilidad de las referencias.

1
Revisar permisos de Microsoft 365 En el centro de administración, verifica que la cuenta o el rol usado por Copilot tenga acceso de lectura a los sitios y bibliotecas pertinentes. Si es necesario, configura un grupo de seguridad con acceso controlado.
2
Priorizar repositorios Identifica y registra las ubicaciones prioritarias: sitio SharePoint de operaciones, carpeta OneDrive del equipo de planificación y canales de Teams con archivos adjuntos. Esto reduce el ruido en la búsqueda.
3
Comprobar etiquetas y metadatos Asegúrate de que los documentos clave tienen metadatos (fecha, proyecto, autor). Si faltan, aplica etiquetas mínimas para facilitar filtros y auditoría.

Checkpoint: Lista de ubicaciones y permisos verificada; acceso de lectura confirmado para Copilot a los repositorios prioritarios.

Paso 02

Seleccionar y preparar el corpus

Define el alcance documental: período temporal, áreas y tipos de archivo. Preparar el corpus reduce ambigüedad y mejora la calidad del resumen.

1
Definir intervalo y área Selecciona el periodo (ej.: últimos 3 meses) y el área funcional (ej.: operaciones y planificación) que Copilot debe priorizar.
2
Incluir documentos clave Lista documentos imprescindibles como actas de comité, reportes operativos, contratos y fichas de capacidades. Indica nombres o rutas claras para que Copilot los privilegie.
3
Marcar exclusiones Indica qué no debe considerarse: borradores sin validar, correos personales o archivos con datos sensibles no autorizados.

Checkpoint: Corpus definido y documentado; lista de inclusiones y exclusiones disponible para consulta y auditoría.

Paso 03

Ejecutar el prompt principal

Este es el prompt central del tutorial. Cópialo completo, rellena las variables entre corchetes con los datos de tu empresa o situación, y envíalo.

1
Copia el prompt completo Selecciona todo el texto del prompt y cópialo. No modifiques la estructura — está diseñado para obtener el output más útil posible.
2
Rellena las variables entre corchetes Sustituye cada [VARIABLE] con información real de tu empresa. Cuanto más específico seas, mejor será el output.
3
Envía el prompt y espera la respuesta Pega el prompt en Copilot dentro de Microsoft 365 (por ejemplo, en Word o en la interfaz de Copilot) y envíalo. El modelo puede tardar entre 10 y 60 segundos dependiendo de la complejidad.

Variables del prompt — sustituye cada [VARIABLE] con datos reales

[NOMBRE_EMPRESA]Nombre legal o comercial de la organización (ej.: LogiTrans Iberia S.A.)

[OBJETIVO]Tema concreto a sintetizar (ej.: Capacidad operativa Q2, estado de las flotas, cumplimiento SLA)

[PERIODO]Intervalo temporal que debe cubrir el análisis (ej.: últimos 3 meses, enero-marzo 2026)

[DOCUMENTOS]Lista corta de documentos o rutas prioritarias separados por comas (ej.: Sitio SharePoint /Operaciones/Reportes, Acta Comité 2026-03-15, Informe Flotas Q1)

[CONTACTO_INTERNO]Nombre y cargo de la persona a consultar si se necesita aclaración (ej.: Marta Ruiz, directora de Operaciones)

Prompt principal — Documentos Propios con Copilot Actúa como analista ejecutivo que consolida conocimiento interno. Tienes acceso autorizado a los documentos de [NOMBRE_EMPRESA] en Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive y Teams). Tu objetivo es producir un informe ejecutivo y una lista de hechos verificados sobre: [OBJETIVO]. Alcance temporal: [PERIODO]. Prioriza documentos en estas ubicaciones o con estos nombres: [DOCUMENTOS]. Excluye borradores y archivos marcados como "confidencial no automatizar". Entrega un output en español, estructurado así: 1) Resumen ejecutivo (máx. 300 palabras) con 3 conclusiones accionables y una recomendación prioritaria; 2) Hechos verificados: lista numerada con cada hecho, indicador de confianza (alta/media/baja) y la referencia exacta (nombre del documento, ubicación y cita textual de 1-2 líneas); 3) Discrepancias detectadas: resumen de inconsistencias entre fuentes y su posible causa; 4) Riesgos críticos y nivel de urgencia; 5) Acciones recomendadas con responsables sugeridos y plazo estimado; 6) Preguntas abiertas que requieren validación humana. Para cada sección, indica las fuentes en formato: "Documento - Ruta - Fecha - Fragmento citado". Si no encuentras suficiente evidencia para un hecho, marca "EVIDENCIA INSUFICIENTE" y sugiere la acción para obtenerla (ej.: revisar versión X o preguntar a [CONTACTO_INTERNO]). Prioriza claridad ejecutiva: usa lenguaje directo, bullets para acciones y máximo una página de resumen. Finalmente, proporciona una lista de 5 palabras clave para búsquedas futuras y su correspondiente ruta de búsqueda recomendada en Microsoft 365.

Checkpoint: El modelo ha respondido con un output estructurado que incluye las secciones solicitadas en el prompt.

Paso 04

Iterar y validar con evidencia

Refina el resultado solicitando mayor precisión, contrastes o verificación de fuentes. Después, valida con responsables de área para confirmar hechos críticos.

1
Solicitar verificación por origen Pide a Copilot que destaque cualquier inconsistencia entre documentos y que liste la evidencia concreta (nombre del archivo, fecha, fragmento textual).
2
Validar con stakeholders Envía el resumen y la lista de evidencia a 1-2 responsables de área para confirmación antes de presentar en comité. Registra aprobación o discrepancias.

Checkpoint: Resumen validado por responsables con evidencias referenciadas; lista de acciones y riesgos aprobada para su presentación.

Iteracion

Prompts para refinar el output

Estos son los ajustes mas frecuentes que se piden despues del primer output. Copialos directamente en el chat:

Hacer el output más específico

cuando el output es demasiado genérico. "Reformula el informe priorizando solo hechos con indicador de confianza 'alta'. Elimina conclusiones especulativas. Para cada hecho validado, añade la ubicación exacta del documento (sitio SharePoint o ruta de Teams) y la cita textual que lo respalda. Mantén el resumen en máximo 200 palabras."

Cambiar el nivel de detalle

cuando necesitas más o menos profundidad. "Genera dos versiones del resumen: una ejecutiva (máx. 150 palabras) y otra ampliada (2 páginas) con tablas que muestren hechos por documento y fecha. Incluye métricas clave cuando estén disponibles (por ejemplo, capacidad % y número de incidencias)."

Adaptar el tono

cuando el tono no es el adecuado para tu audiencia. "Reescribe el resumen ejecutivo en tono formal y directo, adecuado para el Comité de Dirección. Reduce jerga técnica y enfatiza decisiones recomendadas y riesgos con términos empresariales."

Versión ejecutiva resumida

para compartir con el Comité de Dirección. "Extrae 5 viñetas accionables que el Comité puede decidir en 5 minutos. Cada viñeta debe incluir objetivo, riesgo asociado y decisión sugerida (Aprobar/Revisar/Posponer). Añade una fila de 'Impacto estimado' y 'Responsable'."

Resultado

Que vas a obtener

Este es el tipo de output que genera Copilot con el prompt de este tutorial. El contenido varia segun tu empresa y situacion, pero la estructura es siempre esta:

Ejemplo de output — LogiTrans Iberia S.A., sector logística y transporte

Estructura del output

El prompt genera un informe con seis secciones claras: resumen ejecutivo, hechos verificados con referencias, discrepancias entre fuentes, riesgos críticos, acciones recomendadas con responsables y preguntas abiertas. Cada hecho incluye la cita y la ubicación del documento para trazabilidad.

Senales de un buen output

Resumen ejecutivo conciso y con tres conclusiones accionables
Cada hecho viene con al menos una referencia documental exacta (nombre, ruta, cita)
Las discrepancias están descritas y vinculadas a las fuentes que las generan
Las acciones recomendadas incluyen responsable y plazo concreto

Senal de que el output es bueno: Cada conclusión del resumen puede rastrearse a una cita documental específica con nombre de archivo y ruta

Costes

Inversion y retorno

30$ Microsoft 365 Copilot / mes por usuario

10-20 min por ejecución para análisis corto; 30-60 min para corpus amplio Por ejecucion del tutorial

∞ Reutilizaciones del prompt

ROI: El uso de Copilot reduce el tiempo necesario para preparar el comité de dirección y la verificación de hechos, transformando horas de búsqueda en minutos de análisis accionable. Para equipos directivos, recuperar decisiones semanas antes y evitar revisiones repetidas compensa rápidamente el coste por usuario.

Errores frecuentes

Que hacer cuando algo no funciona

Sintoma	Causa probable	Solucion exacta
Copilot no encuentra documentos esperados	Permisos insuficientes o documentos ubicados fuera de los repositorios autorizados	Verifica permisos en el centro de administración y añade las rutas necesarias a la lista de fuentes priorizadas. Asegura que los documentos no estén en cuentas personales sin compartición.
El resumen contiene información desactualizada	Se consultaron versiones antiguas del documento o no se especificó el periodo correcto	Aclara el [PERIODO] en el prompt y prioriza documentos con metadato de fecha más reciente; pide explícitamente 'usar la versión más reciente' en la iteración.
Hechos sin referencia o con referencias vagas	El prompt no exigió citas textuales ni rutas de archivo	Usa la versión del prompt que exige 'cita textual y ruta exacta' para cada hecho. Solicita iteración 'solo hechos con confianza alta'.
Salida con tono demasiado técnico o legal	Prompt inicial no especificó el público objetivo	Pide reescritura en tono ejecutivo para Comité de Dirección y confirma audiencia en variables del prompt.
Resultados inconsistentes entre ejecuciones	Cambios en el corpus o en permisos entre ejecuciones	Bloquea el corpus durante la ejecución o documenta la versión de los documentos. Incluye metadatos de versión en las referencias solicitadas.

Modo avanzado

Como hacer este tutorial con Copilot en modo avanzado

El modo agente de Copilot permite ejecutar búsquedas iterativas, abrir documentos, extraer fragmentos y construir una cadena de razonamiento con pasos intermedios. Úsalo cuando necesites una auditoría automatizada de fuentes y acciones encadenadas.

Modo avanzado

Flujo de trabajo avanzado

1
Configurar el agente con las rutas iniciales y permisos (SharePoint, Teams, OneDrive).
2
Solicitar búsqueda automática y extracción de fragmentos relevantes por prioridad.
3
Pedir conciliación de hechos detectados y generar una tabla de discrepancias.
4
Generar el informe ejecutivo final y exportarlo a Word o PowerPoint con referencias incrustadas.

Eres un agente analítico autorizado a recorrer las siguientes ubicaciones en Microsoft 365: [DOCUMENTOS]. Ejecuta: 1) Indiza los documentos del periodo [PERIODO] y lista los 50 fragmentos textuales más relevantes para [OBJETIVO]. 2) Para cada fragmento, extrae metadatos (archivo, ruta, autor, fecha). 3) Cruza fragmentos para detectar contradicciones y marca aquellas que requieran intervención humana. 4) Compone un informe ejecutivo con 3 conclusiones, tabla de hechos verificados y tabla de discrepancias. Devuelve además un paquete exportable para Word que incluya referencias y citas exactas. Mantén trazabilidad completa.

Cuando usar el modo avanzado en este tutorial: Útil cuando el corpus es amplio o desconfiado, y se requiere evidencia detallada y reconciliación automática entre documentos antes de tomar decisiones ejecutivas.

Siguiente paso

Que hacer ahora?

Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales:

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Para sacarle mas partido: Integra el informe final en una diapositiva resumen para el Comité y adjunta un Excel con la tabla de hechos y referencias; así la dirección puede filtrar y aprobar antes de la reunión.

Alternativa segura

Puedo hacer esto sin que mis datos salgan de la empresa?

Si. Este caso de uso trabaja con datos que, por su naturaleza confidencial, estrategica o regulada, son candidatos optimos para ejecutarse con un modelo de lenguaje open source desplegado en infraestructura propia (on-premises o nube privada). Con esta configuracion, ningun dato abandona nunca los servidores de tu organizacion y el modelo no puede ser entrenado con tu informacion.

Modelos recomendados

Llama 3.3 70B — Ideal para analisis de documentos largos y generacion de texto estructurado (contexto 128K tokens).

Mistral Large 2 — Excelente para extraccion de informacion y clasificacion con alta precision.

Qwen 2.5 72B — Especialmente potente para analisis de datos tabulares y financieros.

Plataformas de despliegue

Ollama — Para equipos pequenos o uso individual en hardware propio.

vLLM — Para entornos de produccion con multiples usuarios simultaneos.

LM Studio — Para pruebas y uso individual sin configuracion de servidor.

Infraestructura minima

Para un modelo de 70B parametros en produccion:

GPU: 2x NVIDIA A100 40GB o 4x RTX 4090.

RAM: 128GB minimo.

Alternativa cloud privada: AWS Private Cloud, Azure Government o Google Cloud Confidential Computing.

Garantia de privacidad: Con un modelo on-premises correctamente configurado, los datos nunca salen de tu red corporativa, el modelo no se entrena con tu informacion, no hay transferencia internacional de datos y el cumplimiento normativo es total incluso para datos del art. 9 RGPD.

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La configuracion de modelos open source on-premises requiere un proveedor tecnico especializado. Agere puede ayudarte a desplegar esta solucion en tu infraestructura de forma segura, con garantias legales y sin que tus datos salgan nunca de tu organizacion.

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