Instrucciones del Sistema con Microsoft 365 Copilot

Antes de empezar

Lo que necesitas para completar este tutorial

Lo que conseguiras al terminar

Si sigues estos pasos, en 30-45 minutos tendras:

✓ Instrucción del sistema lista para Copilot
✓ Plantilla de prompt reutilizable para directivos
✓ Checklist de validación y refinamiento

Antes de empezar, asegurate de tener lo siguiente:

Obligatorio Cuenta activa de Microsoft 365 con acceso a Copilot habilitado para su tenant.

Obligatorio Rol directo o permiso administrativo que permita crear y guardar instrucciones de sistema en Copilot.

Recomendado Documento estratégico (plan anual, OKR o plan de negocio) para alinear el 'Quién soy'.

Recomendado Lista de restricciones regulatorias o políticas internas (protección de datos, comunicaciones, aprobaciones).

Transferencia internacional de datos: Copilot procesa datos en servidores externos. Sin acuerdo de procesamiento de datos (DPA) firmado, no introduzcas datos personales, financieros confidenciales ni datos especialmente protegidos. Verifica con tu departamento legal o IT antes de usar datos reales de tu empresa.

El caso

NovaRetail España, sector distribución minorista — el problema real

El director general recibe análisis y recomendaciones inconsistentes de Copilot: tono demasiado operativo y omisión de riesgos regulatorios. Las decisiones estratégicas pierden alineación con objetivos trimestrales.

Con Copilot y el prompt de este tutorial, puede resolver este reto en 30-45 minutos — sin conocimientos tecnicos previos.

Situacion real
Datos + contexto

→

Copilot
Prompt estructurado

→

Output ejecutivo
Listo para usar

Por que funciona: Copilot aplica la Instrucción del Sistema como contexto permanente, lo que permite filtrar respuestas y priorizar variables estratégicas. Al definir formato y restricciones se reduce la necesidad de revisiones manuales y se acelera la toma de decisiones.

Contexto

Cuando usar este tutorial

✓ Usalo cuando...	× No lo uses cuando...
cuando necesita respuestas ejecutivas consistentes alineadas con la estrategia trimestral cuando se requiere cumplimiento normativo en las recomendaciones cuando se comparte output con Comité de Dirección o inversores	cuando busca exploración creativa o brainstorming sin restricciones estratégicas cuando la consulta es técnica y debe manejarse por equipos especializados sin contexto estratégico cuando necesita un borrador libre y sin formato para ideación inicial

Paso 01

Acceso y verificación de permisos

Confirme que su cuenta Microsoft 365 tiene acceso a Copilot y permisos para crear instrucciones del sistema. Esto evita pérdida de trabajo y asegura que la configuración se pueda guardar a nivel de usuario o tenant.

1
Inicie sesión en Microsoft 365 y abra Copilot Acceda con su cuenta corporativa en portal.office.com y abra la aplicación Copilot. Verifique que el icono de Copilot aparece en el panel izquierdo para confirmar disponibilidad.
2
Verifique permisos administrativos Si no ve la opción para crear instrucciones, consulte con el administrador del tenant. Los permisos para habilitar o restringir Copilot suelen gestionarse desde el centro de administración de Microsoft 365.
3
Revise políticas de datos Confirme con Tecnología y Legal si existen restricciones sobre datos que no deben compartirse con Copilot. Documente esas restricciones para incorporarlas en la instrucción del sistema.

Checkpoint: Accede a Copilot y confirma que puede crear o editar Instrucciones del Sistema; las restricciones internas están documentadas.

Paso 02

Diseño de la Instrucción del Sistema

Defina el 'Quién soy' de Copilot: rol, responsabilidades, objetivos estratégicos, limitaciones y formato de salida. Un diseño claro reduce ambigüedad en las respuestas y mejora la aplicabilidad ejecutiva.

1
Defina rol y alcance Especifique el rol que Copilot debe asumir (por ejemplo, 'Asesor estratégico de la Dirección General') y el alcance (estrategia, riesgos, indicadores clave). Esto orienta el estilo y foco del output.
2
Enumere objetivos y prioridades Incluya 3-5 objetivos prioritarios (p. ej., optimizar margen bruto, cumplimiento regulatorio, reducción de tiempo de respuesta comercial) para que Copilot priorice en sus respuestas.
3
Agregue restricciones y tono Incorpore limitaciones (no revelar datos sensibles, validar con Legal) y defina tono (ejecutivo, conciso, con recomendaciones accionables y checklist de validación).

Checkpoint: Documento de Instrucción del Sistema borrador que contiene rol, objetivos, restricciones y formato deseado.

Paso 03

Ejecutar el prompt principal

Este es el prompt central del tutorial. Cópialo completo, rellena las variables entre corchetes con los datos de tu empresa o situación, y envíalo.

1
Copia el prompt completo Selecciona todo el texto del prompt y cópialo. No modifiques la estructura — está diseñado para obtener el output más útil posible.
2
Rellena las variables entre corchetes Sustituye cada [VARIABLE] con información real de tu empresa. Cuanto más específico seas, mejor será el output.
3
Envía el prompt y espera la respuesta Pega el prompt en el chat y envíalo. El modelo puede tardar entre 10 y 60 segundos dependiendo de la complejidad.

Variables del prompt — sustituye cada [VARIABLE] con datos reales

[COMPANY_NAME]Nombre de la empresa (ficticio o real) y, opcionalmente, unidad de negocio

[ROLE]Rol del solicitante (ej.: Director General, CFO, Head de Operaciones).

[OBJECTIVE]Objetivo concreto que busca resolver con la respuesta (ej.: reducir coste logístico 10% en 12 meses).

Prompt principal — Instrucciones del Sistema Actúa como Asesor Estratégico para [COMPANY_NAME]. Tu rol: proporcionar recomendaciones ejecutivas alineadas con la dirección general. Objetivo: [OBJECTIVE]. Contexto: eres un asistente que prioriza claridad, cumplimiento y acción concreta. No ofrezcas respuestas genéricas ni listas sin jerarquía. Responde con el siguiente formato: 1) Resumen ejecutivo (1–3 frases), 2) 3 recomendaciones prioritarias con rationale y métricas de éxito (cada recomendación con: acción, responsable sugerido, timeline y coste estimado), 3) Riesgos críticos y cómo mitigarlos (máximo 3), 4) Requisitos de cumplimiento y validación (qué revisar con Legal/IT), 5) Checklist de implementación (5 pasos concretos), 6) Preguntas abiertas que debes clarificar para mejorar la recomendación. Restricciones: no incluya datos sensibles ni sugerencias que violen políticas internas; indique cuando se requiere datos adicionales. Tono: ejecutivo, directo y cuantificado. Si faltan datos para estimaciones, indique exactamente qué variables faltan y proponga valores por defecto basados en benchmarks del sector. Mantén la respuesta en español y evita jerga técnica innecesaria.

Checkpoint: El modelo ha respondido con un output estructurado que incluye las secciones solicitadas en el prompt.

Paso 04

Iterar y validar internamente

Revise el output con stakeholders clave, aplique iteraciones específicas y valide cumplimiento legal y operativo. El objetivo es convertir la instrucción en estándar operativo para la Dirección.

1
Compartir con stakeholders Envíe el resultado al responsable de cumplimiento y a un director de área para recibir retroalimentación sobre riesgos y factibilidad.
2
Refinar y re-ejecutar Aplique los prompts de iteración (más abajo) para ajustar tono, detalle o especificidad y repita hasta obtener la versión final.

Checkpoint: Instrucción del Sistema validada y aprobada por Compliance y al menos un director de área; lista para implantación como plantilla.

Iteracion

Prompts para refinar el output

Estos son los ajustes mas frecuentes que se piden despues del primer output. Copialos directamente en el chat:

Hacer el output más específico

cuando el output es demasiado genérico. "Reformula la respuesta anterior centrada únicamente en [COMPANY_NAME] y con supuestos cuantificados. Usa datos comparables del sector minorista y agrega estimaciones de impacto financiero (p. ej. ahorro anual estimado) para cada recomendación."

Cambiar el nivel de detalle

cuando necesitas más o menos profundidad. "Amplía la recomendación número [NÚMERO] con un plan operativo paso a paso, responsables, hitos y métricas de control. Si solicito menos detalle, resume cada recomendación en un solo párrafo y un KPI clave."

Adaptar el tono

cuando el tono no es el adecuado para tu audiencia. "Reescribe la respuesta en tono [FORMAL/ INFORMAL/ EJECUTIVO] dirigido a [ROLE]. Mantén la estructura y elimina elementos técnicos que no sean necesarios para la toma de decisión."

Versión ejecutiva resumida

para compartir con el Comité de Dirección. "Genera una versión ejecutiva de máximo 250 palabras con: resumen, 2 recomendaciones prioritarias, impacto económico estimado y decisión sugerida por el Comité."

Resultado

Que vas a obtener

Este es el tipo de output que genera Copilot con el prompt de este tutorial. El contenido varia segun tu empresa y situacion, pero la estructura es siempre esta:

Ejemplo de output — NovaRetail España, sector distribución minorista

Estructura del output

El output debe incluir: resumen ejecutivo, recomendaciones priorizadas con métricas, riesgos y mitigaciones, requisitos de cumplimiento, checklist de implementación y preguntas abiertas. Cada sección debe ser breve y accionable.

Senales de un buen output

Resumen ejecutivo claro y cuantificado
Recomendaciones priorizadas con responsables y timelines
Riesgos identificados con mitigaciones prácticas
Checklist de implementación con pasos verificables

Senal de que el output es bueno: El output presenta recomendaciones priorizadas con métricas de impacto, responsables claros y un checklist operativo verificable.

Costes

Inversion y retorno

30$ Microsoft 365 Copilot / mes por usuario (aprox.)

5-15 min por ejecución Por ejecucion del tutorial

∞ Reutilizaciones del prompt

ROI: El ROI se obtiene al reducir el tiempo de preparación de decisiones estratégicas y disminuir errores por inconsistencia en la información. Un directivo puede ahorrar varias horas por semana y acelerar decisiones que impactan ingresos o costes en semanas en lugar de meses.

Errores frecuentes

Que hacer cuando algo no funciona

Sintoma	Causa probable	Solucion exacta
Respuestas demasiado genéricas	Instrucción del Sistema insuficiente o muy ambigua	Amplíe la Instrucción del Sistema con objetivos cuantificados y solicite métricas de éxito; use el prompt de 'Hacer el output más específico'.
Omisión de restricciones legales o de datos	No se incluyeron las políticas de cumplimiento en la instrucción	Añada una sección 'Restricciones y cumplimiento' en la Instrucción del Sistema e incluya la palabra clave 'consultar Legal' cuando aplica.
Tono inapropiado para audiencias ejecutivas	No se definió el tono en la Instrucción del Sistema	Defina explícitamente 'Tono: ejecutivo, conciso' y, si es necesario, aplique el prompt de iteración para adaptar el tono.
Estimaciones sin datos o con supuestos erróneos	Faltan variables clave en el input	Incluya variables necesarias en el prompt (p. ej. volumen, coste unitario) y solicite que el modelo indique supuestos y rangos de confianza.
Incompatibilidad con políticas internas	La instrucción no reflejó restricciones del tenant	Coordine con TI para incorporar políticas específicas del tenant y pruebe la instrucción en un entorno controlado antes de su despliegue.

Modo avanzado

Como hacer este tutorial con Copilot en modo avanzado

Use el modo agente de Copilot para ejecutar flujos multi-paso: recopilar datos internos, analizar y generar entregables automatizados. El modo agente permite encadenar acciones (leer documentos, ejecutar cálculos y preparar presentaciones) conservando la Instrucción del Sistema.

Modo avanzado

Flujo de trabajo avanzado

1
Configurar permisos para que Copilot acceda a las fuentes internas autorizadas
2
Definir flujo de tareas: recopilación de datos → análisis → elaboración de informe
3
Ejecutar el agente con la Instrucción del Sistema activa y supervisar los primeros resultados
4
Revisar salidas, corregir supuestos y re-ejecutar hasta estabilizar el flujo

Eres un agente automatizado que opera para [COMPANY_NAME] bajo la Instrucción del Sistema definida. Paso 1: consulta las fuentes internas autorizadas listadas: [FUENTES_AUTORIZADAS]. Paso 2: extrae los KPIs clave relacionados con [OBJECTIVE]. Paso 3: realiza un análisis comparativo con benchmarks del sector y calcula impacto financiero estimado. Paso 4: genera un informe ejecutivo en formato PPT con 5 diapositivas: resumen, recomendaciones, coste/beneficio, riesgos y checklist. Indica claramente qué datos faltan y solicita permisos si necesita acceder a nuevas fuentes.

Cuando usar el modo avanzado en este tutorial: Valioso cuando hay que automatizar tareas repetitivas que requieren acceso a múltiples fuentes internas y producir entregables listos para el Comité de Dirección.

Siguiente paso

Que hacer ahora?

Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales:

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Para sacarle mas partido: Guarde la Instrucción del Sistema como plantilla y sométala a una revisión trimestral con Compliance y Dirección para ajustar prioridades y restricciones.

Alternativa segura

Puedo hacer esto sin que mis datos salgan de la empresa?

Si. Este caso de uso trabaja con datos que, por su naturaleza confidencial, estrategica o regulada, son candidatos optimos para ejecutarse con un modelo de lenguaje open source desplegado en infraestructura propia (on-premises o nube privada). Con esta configuracion, ningun dato abandona nunca los servidores de tu organizacion y el modelo no puede ser entrenado con tu informacion.

Modelos recomendados

Llama 3.3 70B — Ideal para analisis de documentos largos y generacion de texto estructurado (contexto 128K tokens).

Mistral Large 2 — Excelente para extraccion de informacion y clasificacion con alta precision.

Qwen 2.5 72B — Especialmente potente para analisis de datos tabulares y financieros.

Plataformas de despliegue

Ollama — Para equipos pequenos o uso individual en hardware propio.

vLLM — Para entornos de produccion con multiples usuarios simultaneos.

LM Studio — Para pruebas y uso individual sin configuracion de servidor.

Infraestructura minima

Para un modelo de 70B parametros en produccion:

GPU: 2x NVIDIA A100 40GB o 4x RTX 4090.

RAM: 128GB minimo.

Alternativa cloud privada: AWS Private Cloud, Azure Government o Google Cloud Confidential Computing.

Garantia de privacidad: Con un modelo on-premises correctamente configurado, los datos nunca salen de tu red corporativa, el modelo no se entrena con tu informacion, no hay transferencia internacional de datos y el cumplimiento normativo es total incluso para datos del art. 9 RGPD.

Necesitas implementar esta solucion en tu organizacion?

La configuracion de modelos open source on-premises requiere un proveedor tecnico especializado. Agere puede ayudarte a desplegar esta solucion en tu infraestructura de forma segura, con garantias legales y sin que tus datos salgan nunca de tu organizacion.

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