Onboarding Automático de Nuevos Empleados con Make

Antes de empezar

Lo que necesitas para completar este tutorial

Lo que conseguiras al terminar

Si sigues estos pasos, en 30-45 minutos tendras:

✓ Escenario Make configurado con webhooks y módulos clave
✓ Plantillas de comunicación y checklist de documentación
✓ Plan de pruebas y despliegue listo para producción

Antes de empezar, asegurate de tener lo siguiente:

Cuenta Make con permisos Acceso a Make con permisos para crear escenarios y conectar API externas (webhooks, Gmail/SMTP, Drive, Slack).

Integración HR Acceso API o exportación desde la plataforma de RRHH [PLATAFORMA_HR] para recibir datos de nuevos empleados.

Repositorios de plantillas Plantillas de contrato, manual de bienvenida y formularios en Google Drive o SharePoint para entrega automática.

Acceso a gestor de tareas Cuenta en Asana, Jira o Microsoft Planner para crear automáticamente tareas de onboarding.

Transferencia internacional de datos: Make procesa datos en servidores externos. Sin acuerdo de procesamiento de datos (DPA) firmado, no introduzcas datos personales, financieros confidenciales ni datos especialmente protegidos. Verifica con tu departamento legal o IT antes de usar datos reales de tu empresa.

El caso

Industrias Altamira S.A., sector manufactura — el problema real

El departamento de RRHH gestiona manualmente correos, asignación de formación y solicitudes IT para cada nuevo empleado, lo que genera retrasos y errores en la entrega de acceso y documentación. La rotación en la planta requiere incorporar 10-15 personas al mes con procesos repetitivos.

Con Make y el prompt de este tutorial, puede resolver este reto en 30-45 minutos — sin conocimientos tecnicos previos.

Situacion real
Datos + contexto

→

Make
Prompt estructurado

→

Output ejecutivo
Listo para usar

Por que funciona: Make permite integrar sistemas sin código mediante módulos y webhooks, ideal para encadenar procesos entre HR, correo, almacenamiento y chat corporativo. Su visualización de escenarios facilita auditoría y actualización por equipos directivos y operativos.

Contexto

Cuando usar este tutorial

✓ Usalo cuando...	× No lo uses cuando...
Necesitas automatizar tareas repetitivas y múltiples integraciones (HR, IT, comunicaciones). Quieres reducir errores humanos y tiempos en la entrega de accesos y documentación. Buscas trazabilidad y registros automáticos para auditoría y cumplimiento.	Tu proceso solo implica una comunicación única y no integra sistemas externos. Los volúmenes son tan bajos (1-2 incorporaciones al año) que la automatización no compensa. Tus sistemas HR no permiten integraciones ni exportación de datos.

Paso 01

Mapear proceso de incorporación

Defina con precisión las etapas y actores del proceso de incorporación. Este mapeo reduce ambigüedades al construir el escenario Make y permite priorizar integraciones críticas.

1
Identificar triggers de inicio Determine si la incorporación se inicia por alta en la plataforma HR, un formulario interno o un CSV programado. Ejemplo: en Industrias Altamira el trigger es el alta en [PLATAFORMA_HR].
2
Listar entregables y responsables Documente qué debe entregarse (contrato, acceso a sistemas, equipo) y quién es responsable (RRHH, IT, Facility). Esto permite modelar módulos independientes en Make.
3
Priorizar integraciones Decida qué sistemas integrar primero (correo, Drive, gestión de accesos). Priorice los que causan mayor retraso operativo para obtener impacto rápido.

Checkpoint: Mapa de proceso con triggers, entregables y responsables aprobado por RRHH e IT.

Paso 02

Configurar escenario inicial en Make

Cree el escenario base que reciba el trigger y distribuya la información. Este paso establece las credenciales y módulos clave que orquestarán el flujo.

1
Crear webhook o conectar API HR Genere un webhook en Make o configure la conexión directa a [PLATAFORMA_HR] para recibir payloads de nuevos empleados. Valide esquema JSON con ejemplos reales.
2
Añadir módulos de entrega Conecte módulos para almacenamiento (Google Drive/SharePoint), correo (Gmail/SMTP), chat (Slack/Microsoft Teams) y gestor de tareas. Configure plantillas y permisos.
3
Establecer rutas condicionales Implemente rutas para distintos roles ([ROL]) o ubicaciones, por ejemplo acceso a planta vs. remoto. Use filtros y variables para personalizar mensajes y tareas.

Checkpoint: Escenario Make con webhook, módulos de correo y almacenamiento y al menos una ruta condicional implementada.

Paso 03

Ejecutar el prompt principal

Este es el prompt central del tutorial. Cópialo completo, rellena las variables entre corchetes con los datos de tu empresa o situación, y envíalo.

1
Copia el prompt completo Selecciona todo el texto del prompt y cópialo. No modifiques la estructura — está diseñado para obtener el output más útil posible.
2
Rellena las variables entre corchetes Sustituye cada [VARIABLE] con información real de tu empresa. Cuanto más específico seas, mejor será el output.
3
Envía el prompt y espera la respuesta Pega el prompt en el chat y envíalo. El modelo puede tardar entre 10 y 60 segundos dependiendo de la complejidad.

Variables del prompt — sustituye cada [VARIABLE] con datos reales

[EMPRESA]Nombre legal de la empresa donde se desplegará el flujo (p. ej. Industrias Altamira S.A.)

[ROL]Rol o perfil del nuevo empleado que determine rutas condicionales (p. ej. Operario planta, Analista oficina)

[PLATAFORMA_HR]Nombre de la plataforma de recursos humanos que emite el trigger o exporta datos (p. ej. PeoplePulse HR)

Prompt principal — Incorporación automática con Make Eres un consultor técnico para directivos responsable de diseñar un escenario de Make que automatice la incorporación de nuevos empleados en la empresa [EMPRESA]. Considera que el trigger proviene de la plataforma de RRHH [PLATAFORMA_HR] y que existen al menos dos perfiles de llegada: [ROL] (ej. Operario planta, Analista oficina). Genera un plan ejecutivo y técnico completo que incluya: 1) Diagrama de flujo de alto nivel (texto) con triggers, decisiones y módulos de Make necesarios; 2) Lista de módulos concretos en Make (webhook, HTTP, Google Drive, Gmail/SMTP, Slack, Asana o similar) y cómo deben configurarse (autenticación, permisos, campos clave); 3) Esquema JSON de ejemplo que la plataforma HR debe enviar al webhook, con nombres exactos de campos y ejemplos de valores; 4) Mapeo de campos del JSON a variables internas de Make y al destino (carpeta en Drive, plantilla de correo, tarea IT); 5) Plantillas de correo y mensajes para Slack con variables instaladas (incluyendo asunto, cuerpo y botones/links); 6) Reglas condicionales para rutas distintas según [ROL] y ubicación; 7) Pruebas mínimas y casos de prueba (5 casos) con criterios de éxito; 8) Riesgos operativos y checklist de validación antes de producción; 9) Estimación de tiempo de implementación y esfuerzo por rol (RRHH, IT, Operations). Entrega la respuesta en formato estructurado con secciones tituladas: Resumen Ejecutivo, Arquitectura del Escenario, Esquema JSON de Entrada, Mapeo de Campos, Plantillas de Mensajes, Reglas Condicionales, Casos de Prueba, Riesgos y Mitigaciones, Plan de Implementación. Sé concreto, usa ejemplos operativos (por ejemplo: 'Industrias Altamira S.A. integra Drive y Slack; se crea carpeta /Onboarding/[NOMBRE]') y evita recomendaciones genéricas. Prioriza instrucciones accionables que un equipo técnico pueda ejecutar en Make y añade notas de verificación para un directivo que supervise la puesta en marcha.

Checkpoint: El modelo ha respondido con un output estructurado que incluye las secciones solicitadas en el prompt.

Paso 04

Iterar y desplegar en pruebas

Valide el flujo con casos reales en modo pruebas: varios roles, ubicaciones y excepciones. Ajuste límites, tiempos de reintento y gestión de errores antes del despliegue a producción.

1
Ejecutar pruebas por role y ubicación Simule altas para [ROL] distintos y verifique que cada ruta envía la documentación, crea tareas y notifica a responsables correctos.
2
Monitorear logs y ajustar Revise el historial del escenario en Make para detectar errores de transformación o fallos de autenticación. Ajuste filtros y mapeos de campos según resultados.

Checkpoint: Escenario probado con al menos 5 casos distintos y registro de resultados; pronto para desplegar en producción.

Iteracion

Prompts para refinar el output

Estos son los ajustes mas frecuentes que se piden despues del primer output. Copialos directamente en el chat:

Hacer el output más específico

cuando el output es demasiado genérico. "Toma la salida previa y reemplaza las secciones generales por ejemplos concretos: proporciona la configuración exacta del módulo HTTP para [PLATAFORMA_HR], un ejemplo real de payload JSON con valores y una muestra completa de la plantilla de correo lista para enviar."

Cambiar el nivel de detalle

cuando necesitas más o menos profundidad. "Convierte la sección 'Arquitectura del Escenario' en una lista paso a paso técnica dirigida al equipo de Make, o bien resume en 5 puntos ejecutivos para comité si necesito menos detalle."

Adaptar el tono

cuando el tono no es el adecuado para tu audiencia. "Reescribe el plan con tono más ejecutivo y conciso, destacando riesgos y métricas clave en el primer bloque, dirigido al Comité de Dirección; limita cada sección a 3 frases."

Versión ejecutiva resumida

para compartir con el Comité de Dirección. "Genera una versión de una página (máx. 400 palabras) con: objetivo, impacto estimado (horas/mes y ahorro € aproximado), hitos y decisión requerida para despliegue."

Resultado

Que vas a obtener

Este es el tipo de output que genera Make con el prompt de este tutorial. El contenido varia segun tu empresa y situacion, pero la estructura es siempre esta:

Ejemplo de output — Industrias Altamira S.A., sector manufactura

Estructura del output

El prompt genera un documento estructurado con secciones claramente tituladas: Resumen Ejecutivo, Arquitectura, Esquema JSON, Mapeo, Plantillas, Reglas, Casos de Prueba, Riesgos y Plan de Implementación. Cada sección incluye elementos accionables y ejemplos listos para copiar.

Senales de un buen output

Incluye un esquema JSON de entrada con campos y ejemplos
Enumera módulos de Make con configuración mínima y credenciales necesarias
Contiene plantillas de correo/Slack con variables claramente marcadas
Incluye al menos 5 casos de prueba con criterios de éxito

Senal de que el output es bueno: Existe un esquema JSON de ejemplo y un mapeo uno a uno hacia módulos de Make que permite implementar sin ambigüedad.

Costes

Inversion y retorno

29$ Make Business / mes

1-3 minutos por ejecución (promedio) Por ejecucion del tutorial

∞ Reutilizaciones del prompt

ROI: El ROI se obtiene al reducir trabajo manual de RRHH y IT: automatizar la incorporación disminuye el tiempo por alta en un 60-80%, reduciendo errores y acelerando la productividad del nuevo empleado. Con 10 incorporaciones mensuales, el ahorro en horas operativas compensa la suscripción en pocas semanas.

Errores frecuentes

Que hacer cuando algo no funciona

Sintoma	Causa probable	Solucion exacta
El webhook no recibe datos	URL del webhook mal configurada o firewall bloqueando peticiones	Verificar URL pública del webhook, probar con curl/postman y confirmar que el proveedor HR permite conexiones salientes hacia Make; añadir IPs a whitelist si procede.
Plantillas muestran variables literales (p. ej. [NOMBRE])	Error en mapeo de campos o variables no alimentadas por el JSON de entrada	Comprobar mapeo en Make, validar nombres exactos de campos en el JSON y ejecutar prueba con payload que incluya todos los campos requeridos.
Módulo de Drive falla al crear carpetas	Permisos insuficientes en la cuenta de servicio o ruta padre inexistente	Asegurar que la cuenta usada por Make tiene permisos de creación en la carpeta padre; crear ruta base manualmente y reintentar.
Mensajes no llegan a Slack/Microsoft Teams	Token caducado o cambios en la API del workspace	Regenerar credenciales, revisar scopes necesarios y actualizar la conexión en Make; probar envío directo con el mismo token.
Tareas duplicadas en gestor de tareas	Reintentos automáticos sin idempotencia o falta de deduplicación por ID de empleado	Implementar chequeo de existencia por campo único (email o employee_id) antes de crear la tarea y usar filtros de deduplicación.

Modo avanzado

Como hacer este tutorial con Make en modo avanzado

El modo agente de Make permite ejecutar flujos autónomos con lógica avanzada y recuperación de errores, orquestando múltiples acciones en paralelo y tomando decisiones según datos en tiempo real. Es útil para incorporaciones complejas que requieren interacción con varias APIs y comprobaciones condicionales.

Modo avanzado

Flujo de trabajo avanzado

1
Configurar agente con credenciales de todas las plataformas implicadas (HR, Drive, correo, chat, gestor de tareas).
2
Diseñar el flujo principal con subprocesos paralelos para IT, RRHH y Equipamiento, incluyendo puntos de sincronización.
3
Implementar fallback y reintentos con límites y notificaciones a responsables cuando un subproceso falle.
4
Activar y monitorizar el agente en entorno de staging, revisar logs y ajustar reglas antes de producción.

Actúa como un agente de automatización avanzado: diseña y ejecuta un escenario Make que gestione incorporaciones complejas para [EMPRESA] integrando [PLATAFORMA_HR], Google Drive, Gmail/SMTP, Slack y el gestor de tareas. Debes crear subprocesos paralelos para IT (creación de accesos), RRHH (envío de contratos y documentación) y Facility (asignación de equipo), con puntos de sincronización y comprobaciones de estado. Implementa idempotencia usando employee_id, reglas de reintento con backoff, notificaciones a responsables si un subproceso falla y generación automática de un informe de estado al finalizar. Entrega: 1) Diagrama del agente en pasos ejecutables, 2) Configuración detallada de cada módulo y sus credenciales, 3) Payloads de ejemplo y reglas de deduplicación, 4) Procedimiento de rollback y monitorización.

Cuando usar el modo avanzado en este tutorial: Valioso cuando las incorporaciones implican múltiples sistemas con dependencias en paralelo, alto volumen de entradas o requisitos regulatorios que requieren trazabilidad y recuperación automática.

Siguiente paso

Que hacer ahora?

Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales:

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Para sacarle mas partido: Tras desplegar, automatice un informe semanal que compare tiempos de incorporación y porcentaje de tareas completadas; use esos KPI para priorizar mejoras en plantillas y rutas condicionales.

Alternativa segura

Puedo hacer esto sin que mis datos salgan de la empresa?

Si. Este caso de uso trabaja con datos que, por su naturaleza confidencial, estrategica o regulada, son candidatos optimos para ejecutarse con un modelo de lenguaje open source desplegado en infraestructura propia (on-premises o nube privada). Con esta configuracion, ningun dato abandona nunca los servidores de tu organizacion y el modelo no puede ser entrenado con tu informacion.

Modelos recomendados

Llama 3.3 70B — Ideal para analisis de documentos largos y generacion de texto estructurado (contexto 128K tokens).

Mistral Large 2 — Excelente para extraccion de informacion y clasificacion con alta precision.

Qwen 2.5 72B — Especialmente potente para analisis de datos tabulares y financieros.

Plataformas de despliegue

Ollama — Para equipos pequenos o uso individual en hardware propio.

vLLM — Para entornos de produccion con multiples usuarios simultaneos.

LM Studio — Para pruebas y uso individual sin configuracion de servidor.

Infraestructura minima

Para un modelo de 70B parametros en produccion:

GPU: 2x NVIDIA A100 40GB o 4x RTX 4090.

RAM: 128GB minimo.

Alternativa cloud privada: AWS Private Cloud, Azure Government o Google Cloud Confidential Computing.

Garantia de privacidad: Con un modelo on-premises correctamente configurado, los datos nunca salen de tu red corporativa, el modelo no se entrena con tu informacion, no hay transferencia internacional de datos y el cumplimiento normativo es total incluso para datos del art. 9 RGPD.

Necesitas implementar esta solucion en tu organizacion?

La configuracion de modelos open source on-premises requiere un proveedor tecnico especializado. Agere puede ayudarte a desplegar esta solucion en tu infraestructura de forma segura, con garantias legales y sin que tus datos salgan nunca de tu organizacion.

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