¿Qué hace este flujo y qué problema resuelve?
El problema: Preparar el informe mensual para el Consejo de Administración suele implicar a 3-4 directivos extrayendo datos manualmente de sistemas diferentes (SAP, Salesforce, Excel), unificándolos con errores de formato y perdiendo días de trabajo productivo. El Board Pack acaba siendo un cuello de botella organizativo.
La solución: Un flujo de n8n que se ejecuta automáticamente el día 1 de cada mes. Al estar alojado en la propia infraestructura de la empresa (self-hosted), n8n se conecta directamente a las bases de datos SQL internas del ERP sin exponer los datos financieros a la nube pública, cruza esos datos con el CRM y genera un documento base consolidado con los KPIs críticos.
Día 1 del mes
SQL / API
Consolidación JS
Board Pack
Impacto esperado: El Chief of Staff recibe el Board Pack base el día 1 de cada mes antes de las 9:00, con todos los KPIs financieros y comerciales ya formateados. Solo necesita añadir el análisis cualitativo antes de enviarlo al Consejo.
Directivo (CEO / Chief of Staff): Define la plantilla del Board Pack en Google Docs y especifica qué KPIs financieros (EBITDA, Caja) y comerciales (Pipeline) necesita cruzar.
Equipo Técnico (IT/Data): Configura la conexión segura a la base de datos SQL del ERP, escribe las consultas SQL de extracción e inserta el código JavaScript en n8n para transformar y formatear los datos.
Cuándo usar este flujo
| Úsalo cuando… | No lo uses cuando… |
|---|---|
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Prerrequisitos
Antes de empezar, asegúrate de tener acceso a las siguientes herramientas y credenciales:
| Herramienta | Requisito | Uso en el flujo |
|---|---|---|
| n8n Self-hosted | Instancia dentro de la VPN corporativa | Orquestador central con acceso directo a las BBDD internas |
| ERP (SAP / Navision / Holded) | Credenciales de acceso de solo lectura a la BBDD SQL o API | Extracción de KPIs financieros: EBITDA, caja, deuda |
| CRM (HubSpot / Salesforce) | API key con permisos de lectura sobre deals y pipeline | Extracción del pipeline comercial ponderado por probabilidad |
| Google Docs / Microsoft Word | Plantilla del Board Pack con etiquetas {{variable}} en los campos de KPIs | Destino del documento generado automáticamente |
| Slack / Teams | Bot con permisos de escritura en el canal del equipo directivo | Notificación al Chief of Staff cuando el Board Pack está listo |
Trigger y extracción del ERP
El flujo se activa automáticamente el primer día de cada mes y extrae los KPIs financieros directamente de la base de datos del ERP.
- 1Configura el Schedule Trigger: En n8n, añade un nodo “Schedule Trigger” con la expresión cron
0 7 1 * *(las 7:00 del día 1 de cada mes). Esto garantiza que el Board Pack esté listo antes de la jornada laboral. - 2Conecta el ERP: Añade un nodo “Postgres” o “MySQL” y configura la conexión a la BBDD del ERP. La consulta SQL debe extraer los KPIs del mes cerrado: EBITDA, caja disponible, deuda financiera neta y ventas por línea de negocio.
Extracción del pipeline comercial (CRM)
En paralelo con la extracción del ERP, el flujo consulta el CRM para obtener el pipeline comercial ponderado por probabilidad de cierre.
- 1Conecta el CRM: Usa el nodo nativo de HubSpot o Salesforce (o “HTTP Request” si usas otro CRM) para extraer todos los deals activos con su importe y probabilidad de cierre.
- 2Filtra por trimestre: Aplica un filtro para incluir solo los deals con fecha de cierre esperada en el trimestre en curso. Esto da el pipeline cualificado que el Consejo necesita ver.
Consolidación y formateo de datos
El nodo “Code” unifica los datos del ERP y el CRM en un único objeto JSON con formato ejecutivo listo para inyectar en la plantilla del Board Pack.
Código JavaScript — Nodo Code: Consolidación y formateo ejecutivoGeneración del documento y notificación
Con los datos consolidados, n8n inyecta los KPIs en la plantilla del Board Pack y notifica al Chief of Staff que el documento está listo para su revisión.
- 1Inyecta datos en la plantilla: Usa el nodo “Google Docs” con la operación “Create Document from Template”. Mapea las variables del JSON consolidado a las etiquetas
{{variable}}de tu plantilla. El documento se crea en la carpeta de Drive del equipo directivo. - 2Notifica al Chief of Staff: Añade un nodo “Slack” o “Gmail” con el enlace al documento generado. El mensaje debe incluir los KPIs principales en el cuerpo para una lectura rápida sin abrir el documento.
- 3Configura el Error Trigger: Añade un nodo “Error Trigger” conectado a un nodo de notificación de IT. Si la BBDD del ERP no responde, el equipo técnico recibe una alerta inmediata y el Consejo no recibe un documento en blanco.
Output esperado del flujo
El día 1 de cada mes a las 7:00, el flujo produce los siguientes artefactos:
| Variable / Artefacto | Tipo | Descripción | Destino |
|---|---|---|---|
| board_pack_doc | Google Doc | Documento Board Pack con KPIs financieros y comerciales del mes cerrado formateados en formato ejecutivo | Google Drive equipo directivo |
| ebitda_mensual | String | EBITDA del mes en formato "X,XX M EUR" | Plantilla Board Pack |
| pipeline_trimestre | String | Pipeline comercial ponderado del trimestre en curso | Plantilla Board Pack |
| notificacion_cos | Mensaje Slack/Email | Enlace al documento + resumen de KPIs principales para lectura rápida | Canal Slack / Email Chief of Staff |
Problemas frecuentes y cómo resolverlos
Estos son los errores más habituales al configurar este flujo por primera vez, con su causa y solución:
- 1El ERP no tiene API REST y no puede conectarse directamente a n8n: Muchos ERPs legacy solo tienen conexión ODBC o exportación a CSV. Solución: configura una tarea programada en el servidor del ERP que exporte los KPIs a un CSV en Google Drive cada noche. n8n lee el CSV con el nodo Google Drive.
- 2El Board Pack tiene formato inconsistente entre meses: Si la plantilla de Google Docs cambia, el nodo de sustitución de marcadores falla. Solución: usa marcadores estándar entre dobles llaves como
{{KPI_VENTAS}}y nunca modifiques los marcadores, solo el contenido alrededor. - 3El flujo tarda demasiado y el Comité no tiene el informe a tiempo: Si el ERP es lento, programa el cron a las 04:00 en lugar de las 06:00 para tener margen suficiente antes de la reunión del Comité.
- 4Los KPIs del mes anterior aparecen en el informe del mes actual: El nodo de Google Docs no crea un documento nuevo, sino que modifica el existente. Asegúrate de que el flujo crea una copia nueva de la plantilla cada mes antes de rellenar los marcadores.
Adaptaciones del flujo para otros contextos
Este flujo se puede adaptar fácilmente a otros casos de uso cambiando el trigger, la fuente de datos o el destino:
- AVariante con dashboard en Looker Studio: En lugar de generar un PDF, envía los KPIs a Google Sheets y conecta Looker Studio (antes Data Studio) para un dashboard interactivo en tiempo real. El Comité puede explorar los datos en lugar de leer un PDF estático.
- BVariante con comentario ejecutivo de IA: Añade un paso que envíe los KPIs a Claude para que genere un párrafo de comentario ejecutivo: qué ha ido bien, qué preocupa y qué decisiones requiere el Comité. El CEO recibe los números más la interpretación en el mismo documento.
- CVariante para informes de filiales: Replica el flujo para cada filial y añade un paso de consolidación que genere tanto el informe individual de cada filial como el consolidado del grupo. Cada Director de Filial recibe su informe y el CEO recibe el consolidado.
¿Qué hacer ahora?
Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales: