Análisis Rápido de Convocatorias con Gemini Notebook (antes NotebookLM)

Antes de empezar

Lo que necesitas para completar este tutorial

Lo que conseguiras al terminar

Si sigues estos pasos, en 15-25 minutos tendras:

✓ Resumen ejecutivo de viabilidad
✓ Checklist de elegibilidad accionable
✓ Recomendación con nivel de confianza y riesgos

Antes de empezar, asegurate de tener lo siguiente:

Acceso a Gemini Notebook (antes NotebookLM) Cuenta activa con permisos para cargar documentos y usar prompts avanzados en Gemini Notebook (antes NotebookLM).

Texto completo de la convocatoria Documento PDF o texto íntegro de la publicación del BOE (incluya anexos y bases reguladoras).

Ficha financiera de la empresa Resumen de ratios clave, capacidad de cofinanciación y presupuesto disponible para el proyecto.

Contacto legal o técnico Persona de referencia que pueda validar requisitos normativos o aportar criterios técnicos puntuales.

Transferencia internacional de datos: Gemini Notebook (antes NotebookLM) procesa datos en servidores externos. Sin acuerdo de procesamiento de datos (DPA) firmado, no introduzcas datos personales, financieros confidenciales ni datos especialmente protegidos. Verifica con tu departamento legal o IT antes de usar datos reales de tu empresa.

El caso

Energías Renovables Norte S.L., sector energías renovables — el problema real

La dirección financiera necesita decidir rápido si presentar solicitud a una convocatoria del BOE cuyo plazo vence en 20 días. No hay equipo dedicado a subvenciones y el tiempo para interpretar bases y anexos es limitado.

Con Gemini Notebook (antes NotebookLM) y el prompt de este tutorial, puede resolver este reto en 15-25 minutos — sin conocimientos tecnicos previos.

Situacion real
Datos + contexto

→

Gemini Notebook (antes NotebookLM)
Prompt estructurado

→

Output ejecutivo
Listo para usar

Por que funciona: Gemini Notebook (antes NotebookLM) combina ingestión de documentos largos con capacidad de razonamiento estructurado, lo que reduce el tiempo manual de lectura y extracción de requisitos. Su capacidad para citar fragmentos del texto de la convocatoria facilita decisiones con trazabilidad y respaldo documental.

Contexto

Cuando usar este tutorial

✓ Usalo cuando...	× No lo uses cuando...
Plazo de respuesta corto y necesidad de una decisión rápida Convocatoria extensa con anexos técnicos y criterios de puntuación complejos Necesitas priorizar entre varias convocatorias para presentar solo las más viables	Necesitas un análisis jurídico profundo o interpretación legal vinculante Convocatorias rutinarias ya conocidas por el equipo con procesos establecidos Cuando la convocatoria requiere auditores externos o certificaciones previas que el modelo no puede verificar

Paso 01

Preparar y cargar la convocatoria

Recopile el documento oficial y todos los anexos. Suba el PDF o copie el texto completo en Gemini Notebook (antes NotebookLM) para que el modelo tenga acceso a toda la normativa y criterios.

1
Descargue la publicación oficial Localice la convocatoria en el BOE, descargue el PDF y asegúrese de incluir anexos y bases reguladoras; los detalles suelen estar en los anexos técnicos.
2
Suba el documento a Gemini Notebook (antes NotebookLM) Cargue el PDF o pegue el texto en un nuevo cuaderno. Verifique que el OCR sea correcto en caso de PDF escaneado.
3
Etiquete el documento Asigne un título y etiquetas como 'Convocatoria BOE [AÑO] - [Línea]' para facilitar búsquedas y referencias internas.

Checkpoint: El documento y todos los anexos están cargados en Gemini Notebook (antes NotebookLM) y visibles en el cuaderno.

Paso 02

Extracción de requisitos clave

Pregunte a Gemini Notebook (antes NotebookLM) por los requisitos formales y criterios de evaluación. Identifique plazos, importe máximo subvencionable, criterios de puntuación y obligaciones de cofinanciación.

1
Solicite un resumen de requisitos formales Pida que extraiga artículos o párrafos que describen elegibilidad, documentos exigidos y requisitos administrativos para presentación.
2
Solicite la tabla de criterios y ponderaciones Pida una tabla que desglosa cada criterio de evaluación, su ponderación y los umbrales relevantes para pasar a la siguiente fase.
3
Identifique condiciones económicas y de cofinanciación Extraiga límites de financiación, porcentajes máximos de ayuda y obligaciones de justificación administrativa y auditoría.

Checkpoint: Dispone de un extracto con requisitos formales, criterios de evaluación y condiciones económicas citando las secciones originales del documento.

Paso 03

Ejecutar el prompt principal

Este es el prompt central del tutorial. Cópialo completo, rellena las variables entre corchetes con los datos de tu empresa o situación, y envíalo.

1
Copia el prompt completo Selecciona todo el texto del prompt y cópialo. No modifiques la estructura — está diseñado para obtener el output más útil posible.
2
Rellena las variables entre corchetes Sustituye cada [VARIABLE] con información real de tu empresa. Cuanto más específico seas, mejor será el output.
3
Envía el prompt y espera la respuesta Pega el prompt en el chat y envíalo. El modelo puede tardar entre 10 y 60 segundos dependiendo de la complejidad.

Variables del prompt — sustituye cada [VARIABLE] con datos reales

[CONVOCATORIA_TEXT]Texto completo de la convocatoria del BOE (incluya anexos y bases reguladoras).

[EMPRESA_NOMBRE]Nombre de la empresa que evalúa la convocatoria (ej: Energías Renovables Norte S.L.).

[SECTOR]Sector de actividad de la empresa (ej: energías renovables, tecnología sanitaria).

Prompt principal — Análisis Rápido de Subvenciones Eres un analista ejecutivo. Has leído y tienes disponible el texto completo de la convocatoria en Gemini Notebook (antes NotebookLM). Analiza la convocatoria y entrega un informe ejecutivo estructurado y accionable para la dirección financiera. Datos a usar: empresa [EMPRESA_NOMBRE], sector [SECTOR], y texto íntegro de la convocatoria en la entrada [CONVOCATORIA_TEXT]. Realiza lo siguiente, con evidencia citando párrafos o secciones del texto original: 1) Resumen ejecutivo (máx. 200 palabras) con recomendación única: 'PRESENTAR', 'NO PRESENTAR' o 'REQUIERE SEGUIMIENTO' y nivel de confianza en %; 2) Checklist de elegibilidad obligatorio con cada requisito como línea: requisito, texto citado (página/parágrafo), ¿cumple la empresa? (SI/NO/PENDIENTE); 3) Tabla de criterios de evaluación y ponderación, indicando qué puntuación estimada podría obtener [EMPRESA_NOMBRE] según la información típica del sector; 4) Riesgos y supuestos críticos (mínimo 5), indicando el impacto y probabilidad; 5) Documentación mínima requerida para la solicitud y orden de prioridad; 6) Cronograma mínimo hasta la presentación (hitos y fechas límite) y estimación del esfuerzo interno (horas y roles); 7) Estimación financiera: importe máximo subvencionable, cofinanciación requerida y una estimación del valor neto esperado; 8) Preguntas abiertas que necesitamos resolver internamente para aumentar la confianza en la recomendación. Entrega el output en formato claro: secciones numeradas y subtítulos, tablas simples en texto y bullets. Al final, incluye una sección 'Evidencias clave' con 6 citas textuales del documento (entre comillas) indicando la referencia (página o parágrafo). Si detectas ambigüedades legales o requisitos que exceden la información disponible, marca 'NECESITA VALIDACIÓN LEGAL' y explica por qué. Prioriza la trazabilidad citando exacto fragmento del texto cuando determines cumplimiento o incumplimiento.

Checkpoint: El modelo ha respondido con un output estructurado que incluye las secciones solicitadas en el prompt.

Paso 04

Refinar y preparar decisión

Itere sobre el resultado para adaptar el grado de detalle y convertir las recomendaciones en acciones: asignar responsable, preparar documentación y calendario de hitos.

1
Solicite una versión ejecutiva Pida un resumen en una página con la recomendación (Presentar / No presentar / Revisar ciertos puntos) y el motivo principal.
2
Genere checklist operativo Transforme la lista de requisitos en tareas con responsables, documentos a adjuntar y fecha límite para cada uno.

Checkpoint: Cuenta con una versión ejecutiva y un checklist operativo listo para asignar recursos y calendarizar.

Iteracion

Prompts para refinar el output

Estos son los ajustes mas frecuentes que se piden despues del primer output. Copialos directamente en el chat:

Hacer el output más específico

cuando el output es demasiado genérico. "Añade al informe un análisis por cada criterio de evaluación indicando exactamente qué evidencias internas necesitamos aportar para maximizar la puntuación (documento, dato cuantitativo o certificado). Usa la información de [EMPRESA_NOMBRE] y marca prioridades: esencial, recomendable, opcional."

Cambiar el nivel de detalle

cuando necesitas más o menos profundidad. "Reescribe el informe ejecutivo reduciendo a una página y 6 bullets clave para el Comité de Dirección. Mantén la recomendación principal y el 1-2 riesgos más críticos."

Adaptar el tono

cuando el tono no es el adecuado para tu audiencia. "Convierte el informe a un tono formal para el Comité de Dirección: lenguaje conciso, sin tecnicismos innecesarios y con secciones claramente etiquetadas 'Decisión', 'Riesgos', 'Acciones recomendadas'."

Versión ejecutiva resumida

para compartir con el Comité de Dirección. "Genera una versión de máximo 250 palabras con la decisión, tres argumentos de peso y tres acciones inmediatas (responsable y plazo) para presentar la solicitud si la decisión es 'PRESENTAR'."

Resultado

Que vas a obtener

Este es el tipo de output que genera Gemini Notebook (antes NotebookLM) con el prompt de este tutorial. El contenido varia segun tu empresa y situacion, pero la estructura es siempre esta:

Ejemplo de output — Energías Renovables Norte S.L., sector energías renovables

Estructura del output

El output debe incluir: 1) Resumen ejecutivo con recomendación; 2) Checklist de elegibilidad con citas; 3) Tabla de criterios y estimación de puntuación; 4) Riesgos y supuestos; 5) Documentación requerida; 6) Cronograma y esfuerzo; 7) Estimación financiera; 8) Preguntas abiertas; 9) Evidencias clave citadas.

Senales de un buen output

La recomendación incluye un porcentaje de confianza y está respaldada por citas textuales del documento
El checklist marca claramente SI/NO/PENDIENTE con referencias a parágrafos específicos
La tabla de criterios asigna puntuaciones plausibles y explica supuestos
Las preguntas abiertas permiten cerrar incertidumbres con acciones internas concretas

Senal de que el output es bueno: La recomendación tiene trazabilidad completa: cada afirmación crítica está vinculada a un fragmento exacto del texto de la convocatoria.

Costes

Inversion y retorno

30$ Gemini Notebook (antes NotebookLM) Pro / mes

10-20 min por análisis Por ejecucion del tutorial

∞ Reutilizaciones del prompt

ROI: Evaluar una convocatoria con Gemini Notebook (antes NotebookLM) reduce el tiempo de decisión y evita presentar solicitudes no viables, lo que ahorra costes de preparación y aumenta la tasa de éxito. Para una empresa mediana, evitar una propuesta mal enfocada puede representar un ahorro de miles de euros en horas de preparación.

Errores frecuentes

Que hacer cuando algo no funciona

Sintoma	Causa probable	Solucion exacta
El modelo cita secciones que no existen	Texto original mal indexado o mal cargado (OCR con errores)	Revise el PDF original, vuelva a cargar el documento y confirme que Gemini Notebook (antes NotebookLM) muestra el texto correctamente; utilice texto copiado en crudo si es necesario.
Respuestas genéricas sin citas	Prompt incompleto o variables no proporcionadas	Asegúrate de incluir [CONVOCATORIA_TEXT] completo y repetir la instrucción de citar fuentes; reenvía el prompt con la directiva 'CITA TEXTO' enfatizada.
Estimaciones financieras imprecisas	Falta de datos internos de la empresa	Adjunta la ficha financiera básica de la empresa y solicita recalcular; incluye valores de cofinanciación y presupuesto estimado.
Resultados contradictorios entre iteraciones	Cambios en el prompt o en el contexto del cuaderno	Fija una versión del prompt principal y utiliza la función de historial para comparar salidas; mantén la misma versión del documento fuente.
Recomendación que requiere validación legal sin explicación	El modelo detectó cláusulas legales ambiguas pero no explicó el motivo	Solicita específicamente 'explica por qué necesita validación legal' y que cite la cláusula exacta; adjunta opinión preliminar del asesor legal si la tiene.

Modo avanzado

Como hacer este tutorial con Gemini Notebook (antes NotebookLM) en modo avanzado

En modo agente, Gemini Notebook (antes NotebookLM) puede navegar entre múltiples documentos, extraer datos tabulares y ejecutar seguimiento automático de preguntas abiertas. Use el agente para comparar varias convocatorias, contrastar requisitos y generar un plan de presentación integrado.

Modo avanzado

Flujo de trabajo avanzado

1
Cargar la convocatoria y anexos en un cuaderno de agente único
2
Configurar tareas automáticas para extraer requisitos, criterios y fechas límite
3
Solicitar análisis comparativo entre convocatorias o con registros de convocatorias previas
4
Generar y asignar el checklist operativo con responsables y fechas desde el agente

Actúa como agente de análisis documental. Has recibido varios documentos: la convocatoria principal ([CONVOCATORIA_TEXT]) y ficheros auxiliares. Compara los requisitos con la documentación habitual de [EMPRESA_NOMBRE] y automatiza: 1) Extrae todos los requisitos legales y documentales en una tabla; 2) Señala automáticamente los requisitos que requieren validación legal; 3) Prioriza tareas para cumplir plazos y genera un calendario con responsables; 4) Si detectas una condición de elegibilidad incierta, crea una tarea etiquetada 'INFORMACIÓN REQUERIDA' con la pregunta exacta y el contacto interno recomendado. Devuelve resultados en formato de tareas y tablas, incluyendo referencias textuales a los documentos.

Cuando usar el modo avanzado en este tutorial: Cuando hay múltiples documentos o convocatorias que comparar, plazos ajustados o necesidad de generar tareas asignables automáticamente.

Siguiente paso

Que hacer ahora?

Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales:

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Para sacarle mas partido: Integre este flujo con su gestor de proyectos (ej. exportar checklist a Excel o Asana) para asignar responsables y controlar plazos; automatice la re-evaluación si se recibe una corrección o aclaración del BOE.

Alternativa segura

Puedo hacer esto sin que mis datos salgan de la empresa?

Si. Este caso de uso trabaja con datos que, por su naturaleza confidencial, estrategica o regulada, son candidatos optimos para ejecutarse con un modelo de lenguaje open source desplegado en infraestructura propia (on-premises o nube privada). Con esta configuracion, ningun dato abandona nunca los servidores de tu organizacion y el modelo no puede ser entrenado con tu informacion.

Modelos recomendados

Llama 3.3 70B — Ideal para analisis de documentos largos y generacion de texto estructurado (contexto 128K tokens).

Mistral Large 2 — Excelente para extraccion de informacion y clasificacion con alta precision.

Qwen 2.5 72B — Especialmente potente para analisis de datos tabulares y financieros.

Plataformas de despliegue

Ollama — Para equipos pequenos o uso individual en hardware propio.

vLLM — Para entornos de produccion con multiples usuarios simultaneos.

LM Studio — Para pruebas y uso individual sin configuracion de servidor.

Infraestructura minima

Para un modelo de 70B parametros en produccion:

GPU: 2x NVIDIA A100 40GB o 4x RTX 4090.

RAM: 128GB minimo.

Alternativa cloud privada: AWS Private Cloud, Azure Government o Google Cloud Confidential Computing.

Garantia de privacidad: Con un modelo on-premises correctamente configurado, los datos nunca salen de tu red corporativa, el modelo no se entrena con tu informacion, no hay transferencia internacional de datos y el cumplimiento normativo es total incluso para datos del art. 9 RGPD.

Necesitas implementar esta solucion en tu organizacion?

La configuracion de modelos open source on-premises requiere un proveedor tecnico especializado. Agere puede ayudarte a desplegar esta solucion en tu infraestructura de forma segura, con garantias legales y sin que tus datos salgan nunca de tu organizacion.

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