Preparación de Reunión con Contraparte Externa

Antes de empezar

Lo que necesitas para completar este tutorial

Lo que conseguiras al terminar

Si sigues estos pasos, en 20-30 minutos tendras:

✓ Agenda priorizada con tiempos y responsables
✓ Lista de preguntas y líneas de negociación clave
✓ Resumen ejecutivo y checklist pre-reunión

Antes de empezar, asegurate de tener lo siguiente:

Obligatorio Cuenta activa en Perplexity con acceso al modo Pro o similar para obtener respuestas con referencias.

Obligatorio Documento base o dossier breve sobre la contraparte (web, pitch, último contrato o nota interna) para contextualizar la petición.

Recomendado Lista interna de objetivos de la reunión y límites negociables del equipo (BATNA, concesiones máximas).

Recomendado Acceso a un repositorio de documentos corporativos (OneDrive/SharePoint) para adjuntar materiales de apoyo si Perplexity admite archivos.

Transferencia internacional de datos: Perplexity procesa datos en servidores externos. Sin acuerdo de procesamiento de datos (DPA) firmado, no introduzcas datos personales, financieros confidenciales ni datos especialmente protegidos. Verifica con tu departamento legal o IT antes de usar datos reales de tu empresa.

El caso

TransLogística Atlántica SA, sector logística y transporte — el problema real

La dirección comercial debe negociar una prórroga de contrato con un proveedor clave que amenaza con aumentar tarifas. Falta una evaluación rápida de riesgos, argumentos comerciales y una agenda que limite la discusión a prioridades.

Con Perplexity y el prompt de este tutorial, puede resolver este reto en 20-30 minutos — sin conocimientos tecnicos previos.

Situacion real
Datos + contexto

→

Perplexity
Prompt estructurado

→

Output ejecutivo
Listo para usar

Por que funciona: Perplexity combina acceso a fuentes en tiempo real y síntesis avanzada para producir resúmenes con citas. Eso permite preparar argumentos fundamentados y agendas orientadas a decisiones, reduciendo el tiempo de preparación y la probabilidad de sorpresas en la reunión.

Contexto

Cuando usar este tutorial

✓ Usalo cuando...	× No lo uses cuando...
Necesitas preparar una reunión con una contraparte externa en menos de una hora Quieres una agenda limitada a resultados, con preguntas y riesgos concretos Deseas argumentos basados en evidencia pública y en documentos internos resumidos	Estás en una negociación compleja que requiere revisión legal y modelización financiera detallada Debes generar documentos contractuales finales o realizar due diligence legal exhaustiva Tienes información clasificada que no puede ser compartida con servicios externos

Paso 01

Recopilar y definir el contexto

Reúne la información mínima que necesitará Perplexity para generar síntesis útiles: objetivos concretos, límites negociables y cualquier documento clave. Esto evita resultados genéricos y acelera la generación de outputs accionables.

1
Definir objetivo principal de la reunión Anota en una frase el resultado deseado (por ejemplo: 'Extender contrato 12 meses con incremento máximo de 3%'). Esto orienta la priorización de la agenda y las líneas de negociación.
2
Recolectar documentos clave Adjunta o resume el contrato vigente, correos relevantes y la ficha pública de la contraparte. Perplexity utiliza estos insumos para citar y contrastar información.
3
Establecer límites y concesiones Define internamente el BATNA, concesiones máximas y puntos no negociables. Señalar estos límites evita que el output proponga opciones inaceptables.

Checkpoint: Dispones de objetivo único y 1–3 documentos o links que definen la relación con la contraparte.

Paso 02

Configurar la consulta en Perplexity

Introduce el contexto y los documentos en Perplexity, marcando explícitamente el tipo de output que necesitas: agenda, preguntas, riesgos y material de apoyo. La precisión en esta fase determina la calidad del resultado.

1
Iniciar nueva consulta y pegar el contexto Incluye la descripción breve de la empresa, la contraparte y el objetivo. Indica la duración estimada de la reunión y el público objetivo (CEO, director comercial, legal).
2
Adjuntar links o resúmenes Si no puedes subir archivos, pega extractos clave (cláusulas críticas, fechas, cifras). Perplexity extraerá y citará fragmentos relevantes.
3
Solicitar formato ejecutivo Pide expresamente: 'entregar en formato ejecutivo: resumen de 1 página, bullets, tiempos y checklist'. Esto reduce el trabajo de refinamiento posterior.

Checkpoint: Consulta enviada con contexto claro y referencias; Perplexity devuelve una primera síntesis estructurada.

Paso 03

Ejecutar el prompt principal

Este es el prompt central del tutorial. Cópialo completo, rellena las variables entre corchetes con los datos de tu empresa o situación, y envíalo.

1
Copia el prompt completo Selecciona todo el texto del prompt y cópialo. No modifiques la estructura — está diseñado para obtener el output más útil posible.
2
Rellena las variables entre corchetes Sustituye cada [VARIABLE] con información real de tu empresa. Cuanto más específico seas, mejor será el output.
3
Envía el prompt y espera la respuesta Pega el prompt en el chat y envíalo. El modelo puede tardar entre 10 y 60 segundos dependiendo de la complejidad.

Variables del prompt — sustituye cada [VARIABLE] con datos reales

[EMPRESA]Nombre de tu empresa y breve sector (ej: TransLogística Atlántica SA, logística)

[CONTRAPARTE]Nombre de la empresa o persona con la que te reunirás y relación actual (ej: Proveedora Marítima Norte, proveedor actual)

[OBJETIVO_REUNION]Objetivo concreto y medible de la reunión (ej: prórroga de contrato 12 meses con incremento máximo 3%)

Prompt principal — Preparar reunión con contraparte externa Eres un asistente ejecutivo. Prepararás un paquete de reunión para la siguiente situación. Datos: Empresa: [EMPRESA]. Contraparte: [CONTRAPARTE]. Objetivo de la reunión: [OBJETIVO_REUNION]. Duración prevista: 60 minutos. Público interno presente: CEO y Director Comercial. Solicito un output estructurado en secciones claras, con máximo una página en el resumen ejecutivo y bullets concisos en el resto. Entregar exactamente las siguientes secciones: 1) Resumen ejecutivo (máx. 6 bullets): objetivo, resultado deseado, prioridad número uno. 2) Perfil y motivaciones de la contraparte (4 bullets) con referencias en línea cuando existan. 3) Agenda priorizada con tiempos y responsable para cada ítem (máx. 6 ítems). 4) Lista de 10 preguntas críticas divididas por objetivo (negociación, cumplimiento, precio, plazos). 5) Riesgos y señales de alerta (máx. 6) con impacto estimado (alto/medio/bajo) y recomendación inmediata para cada riesgo. 6) Líneas de negociación sugeridas (3 propuestas concretas con concesiones equivalentes). 7) Material de apoyo a adjuntar (3 documentos o enlaces prioritarios) y un checklist pre-reunión (5 puntos). Formato: bullets, títulos en mayúsculas para cada sección, y cada afirmación clave acompañada de una cita o referencia web cuando sea posible. Tono: ejecutivo, directo, profesional. Entrega además un correo de pre-brief listo para enviar al equipo interno de 5–7 líneas que incluya la agenda y los puntos de atención. Si la información disponible es insuficiente, indica exactamente qué dato falta para completar el análisis. Prioriza la acción y la claridad por encima de la exhaustividad.

Checkpoint: El modelo ha respondido con un output estructurado que incluye las secciones solicitadas en el prompt.

Paso 04

Refinar y preparar el paquete de reunión

Revisa el output y realiza iteraciones para ajustar tono, nivel de detalle y prioridades. Convierte la síntesis en un paquete imprimible o en un correo de pre-brief para el equipo.

1
Aplicar prompts de iteración Usa los prompts de iteración para especificar más datos o cambiar el estilo. Solicita versiones resumidas para la mesa directiva y una versión técnica para legal.
2
Construir el paquete final Genera: resumen ejecutivo (1 página), agenda con tiempos, lista de preguntas, materiales adjuntos y checklist pre-reunión. Guarda como PDF y comparte internamente.

Checkpoint: Tienes un paquete de reunión final en formato compartible y un correo de pre-brief listo para enviar.

Iteracion

Prompts para refinar el output

Estos son los ajustes mas frecuentes que se piden despues del primer output. Copialos directamente en el chat:

Hacer el output más específico

cuando el output es demasiado genérico. "Revisa la última respuesta y reemplaza afirmaciones generales por datos concretos. Usa esta instrucción: 'Convierte cada bullet en una recomendación accionable incluyendo una métrica o fecha concreta. Si faltan datos, solicita [especificar dato faltante] y ofrece dos alternativas basadas en supuestos claros.'"

Cambiar el nivel de detalle

cuando necesitas más o menos profundidad. "Genera dos versiones: (A) Resumen ejecutivo de 5 bullets para el Comité de Dirección y (B) Versión operativa con 12 bullets técnicos y acciones asignadas por nombre y plazo. Mantén las referencias."

Adaptar el tono

cuando el tono no es el adecuado para tu audiencia. "Reescribe el contenido con un tono [formal|conciliador|firme] según la opción entre corchetes. Conserva la estructura y las recomendaciones, ajustando frases para reflejar el tono solicitado."

Versión ejecutiva resumida

para compartir con el Comité de Dirección. "Extrae los 3 puntos críticos de decisión, el riesgo número uno y la recomendación prioritaria en un documento de una sola página (máx. 250 palabras). Incluye una línea final con la acción requerida del Comité."

Resultado

Que vas a obtener

Este es el tipo de output que genera Perplexity con el prompt de este tutorial. El contenido varia segun tu empresa y situacion, pero la estructura es siempre esta:

Ejemplo de output — TransLogística Atlántica SA, sector logística y transporte

Estructura del output

El prompt produce un paquete estructurado: resumen ejecutivo (1 página), perfil de la contraparte, agenda con tiempos, preguntas críticas, riesgos con mitigaciones, líneas de negociación, material de apoyo y checklist. Cada sección debe ser breve, accionable y con referencias cuando existan.

Senales de un buen output

Resumen ejecutivo claro y limitado a 5–6 bullets
Agenda con timings y responsable asignado
Preguntas críticas alineadas al objetivo con prioridad marcada
Riesgos con impacto y recomendación inmediata

Senal de que el output es bueno: El resumen ejecutivo permite tomar una decisión inicial sin necesidad de más información

Costes

Inversion y retorno

20$ Perplexity Pro / mes

15 min por ejecución (generación inicial) Por ejecucion del tutorial

∞ Reutilizaciones del prompt

ROI: El ahorro de tiempo en preparación y la reducción de riesgos pueden justificar la suscripción si una sola negociación evita un sobrecoste o acelera una decisión clave. En la práctica, 1–2 reuniones mejor preparadas al mes suelen compensar el coste del plan pro.

Errores frecuentes

Que hacer cuando algo no funciona

Sintoma	Causa probable	Solucion exacta
Output muy genérico sin referencias	Falta de contexto o documentos suministrados en la consulta	Proporciona extractos clave del contrato y datos concretos en la consulta; vuelve a ejecutar el prompt solicitando referencias explícitas.
Respuestas contradictorias entre secciones	Instrucciones ambiguas o múltiples objetivos mezclados en el prompt	Aclarar y priorizar un único objetivo en el prompt y pedir consistencia: 'Asegura coherencia entre el resumen y las recomendaciones'.
Falta de puntualización en riesgos críticos	No se solicitaron impactos y mitigaciones en el prompt	Iterar con: 'Para cada riesgo, añade impacto (alto/medio/bajo) y una acción inmediata de mitigación'.
Tono inapropiado para la audiencia	No se especificó el público objetivo ni el tono deseado	Solicita reescritura indicando el público: 'Reescribe para CEO y CFO, tono ejecutivo y directo'.
Falta de preguntas específicas para negociación	Objetivo de la reunión demasiado vago en la entrada	Reformular el objetivo con detalle (p. ej. cifras, plazos) y pedir explícitamente 'lista de 10 preguntas para negociación'.

Modo avanzado

Como hacer este tutorial con Perplexity en modo avanzado

En el modo agente, Perplexity puede navegar fuentes públicas en tiempo real, extraer citas y correlacionar documentos. Para negociaciones externas, el agente automatiza la búsqueda de información sobre la contraparte y propone evidencia verificable para respaldar argumentos.

Modo avanzado

Flujo de trabajo avanzado

1
Configurar objetivo y permisos para que el agente acceda a la web y a los documentos marcados
2
Solicitar al agente que recopile noticias recientes, registros públicos y menciones de la contraparte en los últimos 12 meses
3
Pedir análisis comparativo entre cláusulas del contrato actual y estándares del mercado con referencias
4
Solicitar un paquete final con enlaces verificados, resúmenes y un checklist de validación

Modo agente: Accede a la web y a los documentos que indico para preparar el paquete de reunión. Parámetros: Empresa: [EMPRESA]; Contraparte: [CONTRAPARTE]; Objetivo: [OBJETIVO_REUNION]. Tareas: 1) Buscar noticias y menciones públicas de la contraparte en los últimos 12 meses y extraer 3 citas relevantes con enlace. 2) Contrastar las cláusulas clave del contrato vigente (si subo extractos) con prácticas del sector y señalar desviaciones. 3) Generar agenda priorizada, 10 preguntas críticas y 3 líneas de negociación con evidencia citada. 4) Proponer un checklist de verificación legal/operativo antes de la reunión. Entregar resultados con enlaces, fecha de última verificación y un resumen ejecutivo de 6 bullets. Si alguna fuente es contradictoria, lista las versiones y marca la más fiable con motivo.

Cuando usar el modo avanzado en este tutorial: Valioso cuando la contraparte tiene actividad pública reciente o cuando necesitas evidencia verificable en tiempo real para respaldar argumentos de negociación.

Siguiente paso

Que hacer ahora?

Ahora que has completado este tutorial, hay dos caminos naturales:

Tutorial relacionado · Perplexity

Explorar mas tutoriales de Perplexity

Descubre otros casos de uso de Perplexity para directivos en diferentes funciones y sectores.

Biblioteca completa

Ver todos los tutoriales

Explora los tutoriales del programa organizados por herramienta, funcion y nivel de dificultad.

Para sacarle mas partido: Después de la reunión, usa Perplexity para generar el acta y una lista de acuerdos y acciones con plazos; así cierras el ciclo y documentas decisiones para auditoría interna.

Alternativa segura

Puedo hacer esto sin que mis datos salgan de la empresa?

Si. Este caso de uso trabaja con datos que, por su naturaleza confidencial, estrategica o regulada, son candidatos optimos para ejecutarse con un modelo de lenguaje open source desplegado en infraestructura propia (on-premises o nube privada). Con esta configuracion, ningun dato abandona nunca los servidores de tu organizacion y el modelo no puede ser entrenado con tu informacion.

Modelos recomendados

Llama 3.3 70B — Ideal para analisis de documentos largos y generacion de texto estructurado (contexto 128K tokens).

Mistral Large 2 — Excelente para extraccion de informacion y clasificacion con alta precision.

Qwen 2.5 72B — Especialmente potente para analisis de datos tabulares y financieros.

Plataformas de despliegue

Ollama — Para equipos pequenos o uso individual en hardware propio.

vLLM — Para entornos de produccion con multiples usuarios simultaneos.

LM Studio — Para pruebas y uso individual sin configuracion de servidor.

Infraestructura minima

Para un modelo de 70B parametros en produccion:

GPU: 2x NVIDIA A100 40GB o 4x RTX 4090.

RAM: 128GB minimo.

Alternativa cloud privada: AWS Private Cloud, Azure Government o Google Cloud Confidential Computing.

Garantia de privacidad: Con un modelo on-premises correctamente configurado, los datos nunca salen de tu red corporativa, el modelo no se entrena con tu informacion, no hay transferencia internacional de datos y el cumplimiento normativo es total incluso para datos del art. 9 RGPD.

Necesitas implementar esta solucion en tu organizacion?

La configuracion de modelos open source on-premises requiere un proveedor tecnico especializado. Agere puede ayudarte a desplegar esta solucion en tu infraestructura de forma segura, con garantias legales y sin que tus datos salgan nunca de tu organizacion.

Contactar con Agere Conocer Agere